Na kraju ovog modula moći ćete:

- Voditi ugodne virtualne sastanke s različitim timovima

- Komunicirati jasno i otvoreno kako bi se potaknulo povjerenje, odgovornost i učinkovito donošenje odluka

- Razviti učinkovite programe i druge alate za poboljšanje kvalitete online sastanaka

- Riješiti sukobe i pitanja međukulturalne komunikacije

- Provesti uspješne pregovore koristeći elektronička sredstva

U današnje je vrijeme fizička udaljenost važnija nego ikad. Svaka tvrtka može okupiti talentirane ljude sa svih strana svijeta formiranjem virtualnih timova. Ipak, upravljanje virtualnim timom razlikuje se na razne načine od rada licem u lice i postoje neki ključni aspekti koje treba uzeti u obzir ako se želi uspjeti.

Kako je formiran vaš tim? Je li vam bilo dopušteno odabrati članove vašeg tima ili ste tim „naslijedili” od prethodnog menadžera?

Rade li uvijek isti ljudi zajedno ili struktura tima varira, ovisno o aktivnosti / projektu?

Može utjecati na način na koji tim radi zajedno zbog razlika u vremenskim zonama, kulturama, stavovima prema radnom vremenu itd. Kad zakazujete virtualne sastanke ili aktivnosti, razmislite što je najbolje za sve članove. Članovi tima mogu biti ...

U posljednjoj situaciji neće uvijek biti moguće pronaći prikladno vrijeme za svakoga. U tom slučaju, izmjenjujte vrijeme sastanka kako biste izbjegli da dio vašeg tima bude stalno u nepovoljnom položaju.

Savjet: kad je moguće, iskoristite razliku u vremenskoj zoni u svoju korist kako biste postigli neprekidnu produktivnost (npr. kad dio tima iz iste vremenske zone može raditi neovisno od ostalih).

Prema Institute for Leadership Excellence i rezultatima istraživanja koje je objavio Harvard Business Review - glavni problemi koje bi prvo trebalo riješiti kako bi se osigurale učinkovite online aktivnosti su:

Prema studiji koju je objavio Forbes (2015) to su:

Također, vođa virtualnog tima trebao bi:

Odlučite zajedno i u pisanom obliku na način da je svima dostupno sljedeće:

- početak i završetak radnog vremena za sve članove

- definiranje vremena unutar kojeg je potrebno dogovoriti na elektroničku poštu

- vrijeme trajanja online sastanaka

- vrijeme trajanja stanki

- poželjni ton komunikacije (formalniji ili opušteniji)

- kulturni aspekti (nacionalni / vjerski praznici)

- način odlučivanja

- praćenje zadataka i izvještavanje

- odgovornost (npr. što se događa ako netko ne izvršava dodijeljene zadatke)

- komunikacijska pravila

„Svačija odgovornost nije ničija odgovornost”

Neraspoređeni zadaci mogu se lako „zaboraviti” ili previdjeti u radu s virtualnim timom. Iako je fleksibilnost uloga velika, mora se jasno definirati što svatko mora raditi, kako i kad (uključujući ponavljajuće i precizne zadatke).

Kako bi svi jasno razumjeli što on / ona mora raditi, ne treba se bojati pretjerane komunikacije ako je potrebno.

Nakon što se to raspravi tijekom sastanka, trebalo bi biti dostupno i u pisanom obliku za daljnje konzultacije (ili kao zapisnik sa sastanka ili predstavljeno kao zadaci u softveru za upravljanje projektima koji se koristiti).

Korak 1: Definirati svrhu sastanka i odabrati odgovarajuću tehnologiju / program

Korak 2: Izvršiti tehničku provjeru

Ovdje nije riječ samo o videokonferencijama. Možda ćete trebati koristiti druge online alate za suradnju, poput programa za upravljanje projektima.

Za virtualne sastanke trebat će vam:

Ako je moguće, osigurajte visokokvalitetni hardver (dobru web kameru, mikrofon i slušalice) za sve članove tima.

Svi smo različiti, a u virtualnom timu još je vjerojatnije suočavanje s neočekivanim situacijama, sukobima ili preprekama koje proizlaze iz različitih kultura članova.

Međukulturna komunikacija vrlo je široko područje, koje uz temeljito poznavanje zahtijeva posebnu osjetljivost i razumijevanje od strane vođe, zajedno s razumijevanjem i tolerancijom svih članova tima.

Dobro polazište za razumijevanje kako bi to moglo utjecati na aktivnost virtualnog tima su dimenzije kulture, koje je definirao Geert Hofstede.

Prema ovoj teoriji, postoji šest dimenzija koje definiraju kulturu. One se mogu odraziti na način na koji ljudi rade i komuniciraju. Te dimenzije su:

Indeks udaljenosti moći

Kolektivizam vs. individualizam

Indeks izbjegavanja nesigurnosti

Ženski princip vs. muški princip

Kratkoročna vs. dugoročna orijentacija

Suzdržanost vs. udovoljavanje

Zanimljiv alat koji, koji je dizajnirao Hofstede Insights, omogućuje usporedbu šest dimenzija kulture u raznim zemljama i može se pronaći here.

Može biti od velike koristi kad se razmatra prilikom postavljanja osnovnih pravila za vaš virtualni tim.

Međutim, nikada ne možemo znati sve, a previše korištenja teorije može dovesti do još više etiketiranja i generaliziranja. Štoviše, međuljudske razlike mogu se zamijeniti s kulturnim razlikama. Danas su ljudi koji rade u virtualnim timovima svjesniji činjenice da moraju biti tolerantni. Istodobno, izvrsno je i motivirajuće kad se svi odnose s poštovanjem i pažnjom prema vrijednostima drugih.

Stoga, možda je bolje pustiti ljude da sami objasne što je za njih dobro, a što nije. To se može provesti čim se postavi tim, kad se donose osnovna pravila i vizija timova. Još je bolje ako se može organizirati sastanak licem u lice.

Mogli biste započeti tako što ćete od svih zatražiti informacije o:

Kao i:

Ovo bi trebalo biti 100% dobrovoljno dijeljenje - nitko ne bi trebao biti prisiljen dijeliti ili razgovarati o stvarima koje ne želi.

Bez obzira koliko dobro postavili pravila i planirali sastanke, i dalje će biti sukoba u timu.

Međutim, sukobi nisu uvijek negativni. Zapravo, sukobi mogu, ako se njima pravilno upravljaju, dovesti do boljeg rješavanja problema i kreativnijih rješenja.

Sukobi s pozitivnim ishodima su oni oko sadržaja (kako bi to trebalo uraditi).

Sukobi s negativnim ishodima su oni oko osobnosti - oni ne vode ka rješenju („ti uvijek ...”, „ti nikad”).

U virtualnom okruženju neverbalna je komunikacija drastično smanjena. To može spriječiti ljude da stvaraju veze i grade odnos.

Različiti komunikacijski stilovi, neizvorni govornici jezika koji se koristi u timu i nedostatak jasnoće mogu dovesti do sukoba.

Pisane informacije mogu zvučati hladno i bezlično. Pogrešno tumačenje pravila, loša kvaliteta zvuka i drugi tehnički problemi mogu stvoriti još veću frustraciju koja dovodi do sukoba. Neki će ljudi, čak i zbog loše kvalitete osvjetljenja ili postavki kamere, na virtualnim sastancima mogu izgledati drugačije nego obično.

Međutim, vođa virtualnog tima mora biti u stanju olakšati i riješiti ta pitanja.

Suradnja - sve su strane orijentirane na rješenje - sve strane pobjeđuju

Kompromis - sve strane pobjeđuju i daju nešto

Izbjegavanje - sukob se izbjegava, suzbija, ne poduzimaju se koraci prema rješavanju sukoba

Natjecanje - pobijediti / izgubiti

Prilagodba - jedna se strana odriče/žrtvuje za drugu stranu

Prva su dva stila najproduktivnija jer su orijentirana na rješenja.

Stil izbjegavanja je najopasniji jer se problem nikada ne iznosi na vidjelo i, stoga, nikada ne rješava.

Korak 1. Odvojiti problem od osobnosti

„Čini se da je problem s kojim se suočavamo ...”

Korak 2. Pojasniti točke dogovora

Mora postojati neka točka oko koje su strane suglasne i to treba jasno navesti.

„Mi / oboje / svi se slažemo da ...”

Korak 3. Razjasniti točke neslaganja i razloge

„Razlika u našim gledištima je ..”

Korak 4. Pokazati empatiju i saslušati sve strane

„Razumijemo da osjećate ...”

Korak 5. Raspraviti za / protiv, zajednički razmisliti o alternativama

Korak 6. Pitati grupu o njihovim stavovima o rješenjima koja se mogu kombinirati za win-win ishod

Korak 7. Ako u prethodnom koraku nije postignut konsenzus, zamoliti skupinu da glasa za najbolje rješenje

Korak 8. Po potrebi dovesti treću stranu, neutralnu osobu koja može ponuditi rješenje

Rasporedite vrijeme za aktivnosti jačanja tima (team building) izvan redovnog radnog vremena. Na taj će način tim biti pripremljen i znati kako postupiti kada se dogodi neočekivana situacija.

Raspravite o stilovima upravljanja sukobima, koracima i pravilima za sprječavanje destruktivnih sukoba koji troše energiju.

Organizirajte vježbe za rješavanje „virtualnih” sukoba (zamolite članove tima da zamisle situaciju i kako bi je riješili).

E-pregovaranje ili elektroničko pregovaranje može se definirati kao „proces vođenja pregovora između poslovnih partnera pomoću elektroničkih sredstava”.

To se može odnositi na pregovaranje putem telefona, e-pošte, brze razmjene poruka, videokonferencija, ali i na automatizirano pregovaranje i donošenje odluka na temelju umjetne inteligencije (npr. pregovaranje bota s čovjekom ili pregovaranje bota s botom, licitiranje, pogodbe).

Potreba za pregovorima na daljinu, „bez stola”, znatno se povećala tijekom pandemije COVID-19, zbog socijalnog udaljavanja i ograničenja putovanja.

Iako se pregovori temeljeni na umjetnoj inteligenciji još uvijek razvijaju, e-pregovori među ljudima nisu ni bolji ni gori, samo se razlikuju od tradicionalnih pregovora licem u lice.

Psihološko distanciranje, specifično za pregovaranje pomoću elektroničkih sredstava, može biti korisno za kreativnost i rješavanje problema jer pruža vrijeme za razmišljanje (posebno u slučaju asinkrone komunikacije poput e-pošte).

Neki pojedinci, koji su osjećaju manje ugodno u društvenom okruženju, mogu se osjećati osnaženije i više dijeliti u virtualnom okruženju, što dovodi do učinkovitijeg rješavanja problema i kreativnih rješenja.

E-pregovaranje je isplativo i vremenski učinkovito, posebno za pregovarače na daljinu. Smanjivanjem putnih troškova strane mogu priuštiti više sjednica i pojašnjenja te veći broj sudionika.

Tijekom e-pregovora teže je izgraditi odnos, pogotovo ako se osobe nikad prije nisu susrele licem u lice.

Neverbalna komunikacija manje je učinkovita, a neka istraživanja pokazuju da se velik postotak e-pošte pogrešno tumači i može se smatrati hladnim ili agresivnim.

Ako se pravilno ne riješe, tehnička pitanja mogu biti frustrirajuća i dovesti do nezadovoljavajućih ishoda pregovora.

Izbor alata ovisi o stilu pregovaranja (suradnički ili natjecateljski), vrsti informacija koje će se dijeliti, fazi pregovora, broju i profilu sudionika.

Radi veće psihološke blizine, videokonferencije su poželjnije.

Ovisno o svrsi pregovora, proces se može odvijati u više faza. Možete izmjenjivati sredstva koja promiču psihološko udaljavanje ili blizinu, ovisno što bolje odgovara vašim potrebama.

Na primjer, možete koristiti pismenu komunikaciju u fazi koja prethodi pregovaranju, zatim organizirati video poziv za fazu razmjene informacija i predlaganja te nakon toga dodatno nazvati.

Uvijek temeljito planirajte svoje pregovaračke sastanke. Imajte tekst/podsjetnik za telefonske pozive i dnevni red za video konferencije. Uvijek provjerite privitke i ispravnost e-pošte i ne zaboravite na pravilno formuliranje predmeta e-pošte.

Riješite tehnička pitanja - upoznajte se s tehnologijom koju koristite. Prije svakog sastanka izvršite tehničku provjeru.

Ozračje pregovora možete postaviti u video pozivu pokazujući određenu pozadinu (više ili manje službenu), odjeću koju vi ili članovi vašeg tima nosite, osvjetljenje koje koristite itd.

Odgovorite na poziv tek kad ste spremni. Poželjno je uzvratiti poziv kako biste se čuli s drugom stranom u prikladno vrijeme. Odvojite dovoljno vremena kako biste bili spremni u vrijeme poziva.

Budite sigurni da su obje strane suglasne oko vremena poziva i da su spremne. Nemojte nikad nikoga zvati bez najave i bez pitanja je li trenutak prikladan, bez obzira na to koliko su izvrsni uvjeti koje predlažete.