Digitalna komunikacija Online komunikacija za digitalno poduzetništvo
COU_7_HR
Title
Digitalna komunikacija Online komunikacija za digitalno poduzetništvo
Keywords
Virtualni tim, rad na daljinu, timske uloge, online sastanak, tehnička provjera, dnevni red sastanka, tehnologija virtualnog sastanka, kulturni okvir,
Author
Malgrande Solutions
Languages
English
Objectives/goals
• Voditi ugodne virtualne sastanke s razliÄitim timovima
• Komunicirati jasno i otvoreno kako bi se potaknulo povjerenje, odgovornost i uÄinkovito donoÅ¡enje odluka
• Razviti uÄinkovite programe i druge alate za poboljÅ¡anje kvalitete online sastanaka
• Riješiti sukobe i pitanja međukulturne komunikacije
• Provesti uspjeÅ¡ne pregovore koristeći elektroniÄka sredstva
Description
Modul „Digitalna komunikacija†sadrži Äetiri cjeline, od kojih je svaka posvećena kljuÄnom pitanju vezanom uz online komunikaciju specifiÄnu za digitalno poduzetniÅ¡tvo.
Prva didaktiÄka jedinica obraÄ‘uje glavne aspekte upravljanja virtualnim timom: definiranje tima, kako na strukturu tima utjeÄe fiziÄka lokacija svakog Älana, koji su glavni Äimbenici uspjeha i neuspjeha, kako organizirati uÄinkovite virtualne sastanke i koja se tehnologija može koristiti.
„Pitanja meÄ‘ukulturne komunikacije†druga je cjelina modula koja predstavlja glavne aspekte i probleme povezane s pitanjima specifiÄnim za kulturu, a koji mogu utjecati na naÄin na koji ljudi djeluju i komuniciraju u profesionalnom okruženju. Å est dimenzija kulture, koje su definirane u Hofstedeovoj teoriji, predložene su kao polaziÅ¡na toÄka za bolje razumijevanje Äimbenika koji mogu dovesti do problema povezanih s kulturom. Umjesto da predlaže jednoznaÄna rjeÅ¡enja, ova cjelina promovira priliÄno otvoren i fleksibilan pristup, potiÄući menadžera virtualnog tima da prikuplja povratne informacije od Älanova tima i ugraÄ‘uje ih u dokumente i osnovna pravila tima.
Treća cjelina, „RjeÅ¡avanje sukoba u virtualnom okruženju" analizira glavne vrste sukoba koji se mogu pojaviti tijekom rada s virtualnim timovima, njihovim najÄešćim uzrocima, stilovima upravljanja sukobima i detaljnim uputama za rjeÅ¡avanje takvih sukoba.
Posljednja cjelina, „E-pregovaranje“ obuhvaća glavne toÄke specifiÄne za pregovaranje pomoću elektroniÄkih sredstava, pružajući pregled teme, prednosti i nedostatke te niz praktiÄnih savjeta.
Contents in bullet points
1. Module name: Digital Communication. Online Communication for Digital Entrepreneurship
1.1 Unit name: Managing Virtual Teams
1.1.1 Section: Defining your team
1.1.2 Section: Physical location of your team members
1.1.3 Section: What research says about problems virtual teams are most often confronted to
1.1.4 Section: What research says about success factors influencing virtual teams
1.1.5 Section: Setting the ‘ground rules’
1.1.6 Section: Formalizing team roles
1.1.7 Section: Leading Great Online Meetings
1.1.8 Section: Technology for virtual teams
1.2 Unit name: Cross-cultural Communication Issues
1.2.1 Section: Background
1.2.2 Section: Cultural Dimensions
1.2.3 Section: Preventing cross-cultural communication problems
1.3 Unit name: Conflict Resolution in Virtual Environment
1.3.1 Section: Not all conflicts are bad
1.3.2 Section: Main causes of conflicts
1.3.3 Section: Understanding conflict management styles
1.3.4 Section: Steps to solving conflicts
1.3.5 Section: Practicing conflict resolution
1.4 Unit name: E-negotiating
1.4.1 Section: Background
1.4.2 Section: The pros of e-negotiation
1.4.3 Section: The cons of e-negotiation
1.4.4 Section: Practical tips for e-negotiation
Contents
Digitalna komunikacija Online komunikacija za digitalno poduzetništvo
Digitalna komunikacija Online komunikacija za digitalno poduzetništvo
Ciljevi
Na kraju ovog modula moći ćete:
- Voditi ugodne virtualne sastanke s razliÄitim timovima
- Komunicirati jasno i otvoreno kako bi se potaknulo povjerenje, odgovornost i uÄinkovito donošenje odluka
- Razviti uÄinkovite programe i druge alate za poboljšanje kvalitete online sastanaka
- Riješiti sukobe i pitanja meÄ‘ukulturalne komunikacije
- Provesti uspješne pregovore koristeći elektroniÄka sredstva
|
Upravljanje virtualnim timovima
U današnje je vrijeme fiziÄka udaljenost važnija nego ikad. Svaka tvrtka može okupiti talentirane ljude sa svih strana svijeta formiranjem virtualnih timova. Ipak, upravljanje virtualnim timom razlikuje se na razne naÄine od rada licem u lice i postoje neki kljuÄni aspekti koje treba uzeti u obzir ako se želi uspjeti.
|
Definiranje tima
Kako je formiran vaš tim? Je li vam bilo dopušteno odabrati Älanove vašeg tima ili ste tim „naslijedili” od prethodnog menadžera?
Rade li uvijek isti ljudi zajedno ili struktura tima varira, ovisno o aktivnosti / projektu?
|
Fizička lokacija članova tima
Može utjecati na naÄin na koji tim radi zajedno zbog razlika u vremenskim zonama, kulturama, stavovima prema radnom vremenu itd. Kad zakazujete virtualne sastanke ili aktivnosti, razmislite što je najbolje za sve Älanove. ÄŒlanovi tima mogu biti ...
- Uglavnom na licu mjesta s nekoliko udaljenih djelatnika (rasporeÄ‘eni lokalno, regionalno, nacionalno, širom svijeta)
- Smješteni u istom gradu / državi / regiji
- Smješteni u raznim regijama svijeta, s velikim razlikama u vremenskim zonama
U posljednjoj situaciji neće uvijek biti moguće pronaći prikladno vrijeme za svakoga. U tom sluÄaju, izmjenjujte vrijeme sastanka kako biste izbjegli da dio vašeg tima bude stalno u nepovoljnom položaju.
Savjet: kad je moguće, iskoristite razliku u vremenskoj zoni u svoju korist kako biste postigli neprekidnu produktivnost (npr. kad dio tima iz iste vremenske zone može raditi neovisno od ostalih).
|
Što istraživanja govore o problemima s kojima se virtualni timovi najčešće suočavaju
Prema Institute for Leadership Excellence i rezultatima istraživanja koje je objavio Harvard Business Review - glavni problemi koje bi prvo trebalo riješiti kako bi se osigurale uÄinkovite online aktivnosti su:
- Neki Älanovi tima (potajno) rade više zadataka
- Nedostatak pažnje
- Emocionalni odmak zbog fiziÄke udaljenosti
- Nedostatna ukljuÄenosti nekih Älanova
- OgraniÄena aktivnost i praćenje
|
Što istraživanja govore o čimbenicima uspjeha koji utječu na virtualne timove
Prema studiji koju je objavio Forbes (2015) to su:
-izgradnja POVJERENJA (idealan bi bilo inicijalni susret licem u lice)
-osiguravanje JASNOĆE (biti izravniji nego inaÄe)
-imati VIZIJU (vaš pristup odgovara cjelokupnoj viziji tima).
Također, vođa virtualnog tima trebao bi:
- Formalizirati timske uloge
- Napraviti vrlo jasan skup pravila o naÄinu donošenja odluka
- Napraviti jasno definiran postupak kako bi se osiguralo da svi Älanovi tima daju oÄekivane rezultate
- Promicati jasnu i otvorenu komunikaciju pravilno prilagođenu karakteristikama timova
|
Postavljanje „osnovnih pravila”
OdluÄite zajedno i u pisanom obliku na naÄin da je svima dostupno sljedeće:
- poÄetak i završetak radnog vremena za sve Älanove
- definiranje vremena unutar kojeg je potrebno dogovoriti na elektroniÄku poštu
- vrijeme trajanja online sastanaka
- vrijeme trajanja stanki
- poželjni ton komunikacije (formalniji ili opušteniji)
- kulturni aspekti (nacionalni / vjerski praznici)
- naÄin odluÄivanja
- praćenje zadataka i izvještavanje
- odgovornost (npr. što se dogaÄ‘a ako netko ne izvršava dodijeljene zadatke)
- komunikacijska pravila
|
Formaliziranje timskih uloga
„SvaÄija odgovornost nije niÄija odgovornost”
NerasporeÄ‘eni zadaci mogu se lako „zaboraviti” ili previdjeti u radu s virtualnim timom. Iako je fleksibilnost uloga velika, mora se jasno definirati što svatko mora raditi, kako i kad (ukljuÄujući ponavljajuće i precizne zadatke).
Kako bi svi jasno razumjeli što on / ona mora raditi, ne treba se bojati pretjerane komunikacije ako je potrebno.
Nakon što se to raspravi tijekom sastanka, trebalo bi biti dostupno i u pisanom obliku za daljnje konzultacije (ili kao zapisnik sa sastanka ili predstavljeno kao zadaci u softveru za upravljanje projektima koji se koristiti).
|
Vođenje uspješnih online sastanaka
Korak 1: Definirati svrhu sastanka i odabrati odgovarajuću tehnologiju / program
- Želite li održati prezentaciju?
- Budite kreativni i generirajte ideje (odaberite program koji omogućuje upotrebu bijele ploÄe)
- OdluÄivanje?
Korak 2: Izvršiti tehniÄku provjeru
- Ako prvi put upotrebljavate uređaj ili softver, isprobajte ga prije stvarnog sastanka
- Najmanje 15 minuta prije stvarnog sastanka provjerite radi li sve ispravno (internetska veza, kamere, mikrofoni)
Korak 3: Podijeliti pozivnice i pristupne podatke
Jasno navedite datum i vrijeme sastanka.
Korak 4: Poslati dnevni red sastanka putem e-pošte
U poruku koju šaljete s dnevnim redom možete ukljuÄiti kratku obavijest o pravilima poziva (svi s ukljuÄenim kamerama / kamere nisu potrebne, mikrofoni iskljuÄeni, osim ako ne mora izlagati, softver koji će možda trebati instalirati itd.). Svaka toÄka dnevnog reda mora biti dovoljno jasna kako bi svi znali što će trebati pripremiti za sastanak (npr. ako neki Älanovi moraju održati prezentacije tijekom sastanka). Bilo koji drugi dodatni materijali koje treba prouÄiti prije sastanka mogu se spomenuti / ukljuÄiti u ovu poruku.
Korak 5: Uraniti i potaknuti ostale da uÄine isto kako bi se mogli riješiti svi potencijalni tehniÄki problemi i zapoÄeti u zakazano vrijeme
Korak 6: Voditi sastanak
Pratite tko se pridružio, a tko nedostaje
Osvrnite se na osnovna pravila
Ukratko predstavite dnevni red i ciljeve sastanka
Pružite svima priliku da daju svoj doprinos
Korak 7: ZakljuÄiti sastanak
Završite sastanak u predviÄ‘eno vrijeme ili ranije
Ukratko iznesite o Äemu se raspravljalo i napravite akcijski plan
Pošaljite svima bilješke i akcijski plan sa sastanka u pisanom obliku na daljnje konzultacije
|
Technology for virtual teams
Ovdje nije rijeÄ samo o videokonferencijama. Možda ćete trebati koristiti druge online alate za suradnju, poput programa za upravljanje projektima.
Za virtualne sastanke trebat će vam:
- Stabilna internetska veza
- Program za online konferencije (meÄ‘u najÄešÄ‡e korištenim: Zoom, GoToMeeting, Skype, Webex)
- Zvuk (slušalice, raÄunalni ili telefonski zvuk)
- Video (web kamera ili profesionalno okruženje ovisno o svrsi sastanka)
Ako je moguće, osigurajte visokokvalitetni hardver (dobru web kameru, mikrofon i slušalice) za sve Älanove tima.
Ako je tim mješovit (više ljudi na licu mjesta i samo nekoliko udaljenih djelatnika) i Äesto imate sastanke, možda biste trebali postaviti sobu za video konferencije s opremom posebno dizajniranom za tu svrhu.
U sluÄaju da radite od kuće - raspravite pitanje pozadine. Neuredna pozadina može odvlaÄiti pažnju i demotivirati. Dajte primjer postavljanjem ugodne pozadine s dobrom rasvjetom i zvukom. Možete i samo zamagliti pozadinu ili stvoriti virtualnu. Ipak, to može stvoriti još bezliÄnije ozraÄje.
Ako ne želite nositi slušalice, lavalier mikrofoni najbolje rade jer omogućuju kretanje bez fluktuacije kvalitete zvuka. Nosite odjeću prikladnu za posao, Äak i ako radite od kuće.
Ako je moguće, uvijek koristite pro / premium verziju softvera ili pretplatu za koju ste sigurni da pokriva vaše potrebe (besplatne verzije Äesto imaju ograniÄene znaÄajke, ograniÄen broj ljudi ili ograniÄeno vrijeme upotrebe).
Budite dosljedni - ljudima se sviđaju stvari s kojima su upoznati.
Odaberite softver koji bolje odgovara potrebama vašeg tima i držite se njega.
Osim onih povezanih s virtualnim sastancima, postoje i drugi alati kojima se može povećati produktivnost virtualnih timova.
To mogu biti:
- program za suradnju
- program za praćenje ciljeva i izvještavanje o statusu
- program za upravljanje projektima
- upravljanje dokumentima
- komunikacija
MeÄ‘utim, i ovdje je manje više, a dosljednost je kljuÄna. Pokušajte što više držati sve na jednom mjestu.
|
Pitanja međukulturne komunikacije
Okvir
Svi smo razliÄiti, a u virtualnom timu još je vjerojatnije suoÄavanje s neoÄekivanim situacijama, sukobima ili preprekama koje proizlaze iz razliÄitih kultura Älanova.
MeÄ‘ukulturna komunikacija vrlo je široko podruÄje, koje uz temeljito poznavanje zahtijeva posebnu osjetljivost i razumijevanje od strane voÄ‘e, zajedno s razumijevanjem i tolerancijom svih Älanova tima.
Dobro polazište za razumijevanje kako bi to moglo utjecati na aktivnost virtualnog tima su dimenzije kulture, koje je definirao Geert Hofstede.
|
Dimenzije kulture
Prema ovoj teoriji, postoji šest dimenzija koje definiraju kulturu. One se mogu odraziti na naÄin na koji ljudi rade i komuniciraju. Te dimenzije su:
Indeks udaljenosti moći
Kolektivizam vs. individualizam
Indeks izbjegavanja nesigurnosti
Ženski princip vs. muški princip
KratkoroÄna vs. dugoroÄna orijentacija
Suzdržanost vs. udovoljavanje
Zanimljiv alat koji, koji je dizajnirao Hofstede Insights, omogućuje usporedbu šest dimenzija kulture u raznim zemljama i može se pronaći here.
|
Sprječavanje međukulturnih komunikacijskih problema
Može biti od velike koristi kad se razmatra prilikom postavljanja osnovnih pravila za vaš virtualni tim.
MeÄ‘utim, nikada ne možemo znati sve, a previše korištenja teorije može dovesti do još više etiketiranja i generaliziranja. Štoviše, meÄ‘uljudske razlike mogu se zamijeniti s kulturnim razlikama. Danas su ljudi koji rade u virtualnim timovima svjesniji Äinjenice da moraju biti tolerantni. Istodobno, izvrsno je i motivirajuće kad se svi odnose s poštovanjem i pažnjom prema vrijednostima drugih.
Stoga, možda je bolje pustiti ljude da sami objasne što je za njih dobro, a što nije. To se može provesti Äim se postavi tim, kad se donose osnovna pravila i vizija timova. Još je bolje ako se može organizirati sastanak licem u lice.
Mogli biste zapoÄeti tako što ćete od svih zatražiti informacije o:
- poželjnom stilu komunikacije (formalniji ili opušteniji)
- njihovom viđenju radnog vremena, produženog radnog vremena itd.
- praznicima koje nikada ne bi propustili (nacionalni / vjerski)
- toleriranju nesigurnosti
- radnim vrijednostima koje najviše cijene
Kao i:
- etiketama i stereotipima / primjedbama koje ih najviše smetaju i koje se neće koristiti
Ovo bi trebalo biti 100% dobrovoljno dijeljenje - nitko ne bi trebao biti prisiljen dijeliti ili razgovarati o stvarima koje ne želi.
|
Rješavanje sukoba u virtualnom okruženju
Nisu svi sukobi loši
Bez obzira koliko dobro postavili pravila i planirali sastanke, i dalje će biti sukoba u timu.
MeÄ‘utim, sukobi nisu uvijek negativni. Zapravo, sukobi mogu, ako se njima pravilno upravljaju, dovesti do boljeg rješavanja problema i kreativnijih rješenja.
Sukobi s pozitivnim ishodima su oni oko sadržaja (kako bi to trebalo uraditi).
Sukobi s negativnim ishodima su oni oko osobnosti - oni ne vode ka rješenju („ti uvijek ...”, „ti nikad”).
|
Glavni uzroci sukoba
U virtualnom okruženju neverbalna je komunikacija drastiÄno smanjena. To može sprijeÄiti ljude da stvaraju veze i grade odnos.
RazliÄiti komunikacijski stilovi, neizvorni govornici jezika koji se koristi u timu i nedostatak jasnoće mogu dovesti do sukoba.
Pisane informacije mogu zvuÄati hladno i bezliÄno. Pogrešno tumaÄenje pravila, loša kvaliteta zvuka i drugi tehniÄki problemi mogu stvoriti još veću frustraciju koja dovodi do sukoba. Neki će ljudi, Äak i zbog loše kvalitete osvjetljenja ili postavki kamere, na virtualnim sastancima mogu izgledati drugaÄije nego obiÄno.
MeÄ‘utim, voÄ‘a virtualnog tima mora biti u stanju olakšati i riješiti ta pitanja.
|
Razumijevanje stilova upravljanja sukobima
Suradnja - sve su strane orijentirane na rješenje - sve strane pobjeÄ‘uju
Kompromis - sve strane pobjeÄ‘uju i daju nešto
Izbjegavanje - sukob se izbjegava, suzbija, ne poduzimaju se koraci prema rješavanju sukoba
Natjecanje - pobijediti / izgubiti
Prilagodba - jedna se strana odriÄe/žrtvuje za drugu stranu
Prva su dva stila najproduktivnija jer su orijentirana na rješenja.
Stil izbjegavanja je najopasniji jer se problem nikada ne iznosi na vidjelo i, stoga, nikada ne rješava.
|
Koraci za rješavanje sukoba
Korak 1. Odvojiti problem od osobnosti
„ÄŒini se da je problem s kojim se suoÄavamo ...”
Korak 2. Pojasniti toÄke dogovora
Mora postojati neka toÄka oko koje su strane suglasne i to treba jasno navesti.
„Mi / oboje / svi se slažemo da ...”
Korak 3. Razjasniti toÄke neslaganja i razloge
„Razlika u našim gledištima je ..”
Korak 4. Pokazati empatiju i saslušati sve strane
„Razumijemo da osjećate ...”
Korak 5. Raspraviti za / protiv, zajedniÄki razmisliti o alternativama
Korak 6. Pitati grupu o njihovim stavovima o rješenjima koja se mogu kombinirati za win-win ishod
Korak 7. Ako u prethodnom koraku nije postignut konsenzus, zamoliti skupinu da glasa za najbolje rješenje
Korak 8. Po potrebi dovesti treću stranu, neutralnu osobu koja može ponuditi rješenje
|
Vježbanje rješavanja sukoba
Rasporedite vrijeme za aktivnosti jaÄanja tima (team building) izvan redovnog radnog vremena. Na taj će naÄin tim biti pripremljen i znati kako postupiti kada se dogodi neoÄekivana situacija.
Raspravite o stilovima upravljanja sukobima, koracima i pravilima za sprjeÄavanje destruktivnih sukoba koji troše energiju.
Organizirajte vježbe za rješavanje „virtualnih” sukoba (zamolite Älanove tima da zamisle situaciju i kako bi je riješili).
|
E-pregovaranje
Okvir
E-pregovaranje ili elektroniÄko pregovaranje može se definirati kao „proces voÄ‘enja pregovora izmeÄ‘u poslovnih partnera pomoću elektroniÄkih sredstava”.
To se može odnositi na pregovaranje putem telefona, e-pošte, brze razmjene poruka, videokonferencija, ali i na automatizirano pregovaranje i donošenje odluka na temelju umjetne inteligencije (npr. pregovaranje bota s Äovjekom ili pregovaranje bota s botom, licitiranje, pogodbe).
Potreba za pregovorima na daljinu, „bez stola”, znatno se povećala tijekom pandemije COVID-19, zbog socijalnog udaljavanja i ograniÄenja putovanja.
Iako se pregovori temeljeni na umjetnoj inteligenciji još uvijek razvijaju, e-pregovori meÄ‘u ljudima nisu ni bolji ni gori, samo se razlikuju od tradicionalnih pregovora licem u lice.
|
Prednosti e-pregovaranja
Psihološko distanciranje, specifiÄno za pregovaranje pomoću elektroniÄkih sredstava, može biti korisno za kreativnost i rješavanje problema jer pruža vrijeme za razmišljanje (posebno u sluÄaju asinkrone komunikacije poput e-pošte).
Neki pojedinci, koji su osjećaju manje ugodno u društvenom okruženju, mogu se osjećati osnaženije i više dijeliti u virtualnom okruženju, što dovodi do uÄinkovitijeg rješavanja problema i kreativnih rješenja.
E-pregovaranje je isplativo i vremenski uÄinkovito, posebno za pregovaraÄe na daljinu. Smanjivanjem putnih troškova strane mogu priuštiti više sjednica i pojašnjenja te veći broj sudionika.
|
Nedostaci e-pregovaranja
Tijekom e-pregovora teže je izgraditi odnos, pogotovo ako se osobe nikad prije nisu susrele licem u lice.
Neverbalna komunikacija manje je uÄinkovita, a neka istraživanja pokazuju da se velik postotak e-pošte pogrešno tumaÄi i može se smatrati hladnim ili agresivnim.
Ako se pravilno ne riješe, tehniÄka pitanja mogu biti frustrirajuća i dovesti do nezadovoljavajućih ishoda pregovora.
|
Koje je najbolje sredstvo za e-pregovaranje?
Izbor alata ovisi o stilu pregovaranja (suradniÄki ili natjecateljski), vrsti informacija koje će se dijeliti, fazi pregovora, broju i profilu sudionika.
Radi veće psihološke blizine, videokonferencije su poželjnije.
|
Praktični savjeti za e-pregovaranje
Ovisno o svrsi pregovora, proces se može odvijati u više faza. Možete izmjenjivati sredstva koja promiÄu psihološko udaljavanje ili blizinu, ovisno što bolje odgovara vašim potrebama.
Na primjer, možete koristiti pismenu komunikaciju u fazi koja prethodi pregovaranju, zatim organizirati video poziv za fazu razmjene informacija i predlaganja te nakon toga dodatno nazvati.
Uvijek temeljito planirajte svoje pregovaraÄke sastanke. Imajte tekst/podsjetnik za telefonske pozive i dnevni red za video konferencije. Uvijek provjerite privitke i ispravnost e-pošte i ne zaboravite na pravilno formuliranje predmeta e-pošte.
Riješite tehniÄka pitanja - upoznajte se s tehnologijom koju koristite. Prije svakog sastanka izvršite tehniÄku provjeru.
OzraÄje pregovora možete postaviti u video pozivu pokazujući odreÄ‘enu pozadinu (više ili manje službenu), odjeću koju vi ili Älanovi vašeg tima nosite, osvjetljenje koje koristite itd.
Odgovorite na poziv tek kad ste spremni. Poželjno je uzvratiti poziv kako biste se Äuli s drugom stranom u prikladno vrijeme. Odvojite dovoljno vremena kako biste bili spremni u vrijeme poziva.
Budite sigurni da su obje strane suglasne oko vremena poziva i da su spremne. Nemojte nikad nikoga zvati bez najave i bez pitanja je li trenutak prikladan, bez obzira na to koliko su izvrsni uvjeti koje predlažete.
|
Results
1. Modul: Digitalna komunikacija. Online komunikacija za digitalno poduzetništvo
1.1 Upravljanje virtualnim timovima
1.1.1 Definiranje tima
1.1.2 FiziÄka lokacija Älanova tima
1.1.3 Å to istraživanja govore o problemima s kojima se virtualni timovi najÄešće suoÄavaju
1.1.4 Å to istraživanja govore o Äimbenicima uspjeha koji utjeÄu na virtualne timove
1.1.5 Postavljanje „osnovnih pravila“
1.1.6 Formaliziranje timskih uloga
1.1.7 Vođenje uspješnih online sastanaka
1.1.8 Tehnologija za virtualne timove
1.2 Pitanja međukulturne komunikacije
1.2.1 Okvir
1.2.2 Dimenzije kulture
1.2.3 SprjeÄavanje meÄ‘ukulturnih komunikacijskih problema
1.3 Rješavanje sukoba u virtualnom okruženju
1.3.1 Nisu svi sukobi loši
1.3.2 Glavni uzroci sukoba
1.3.3 Razumijevanje stilova upravljanja sukobima
1.3.4 Koraci za rješavanje sukoba
1.3.5 Vježbanje rješavanja sukoba
1.4 E-pregovaranje
1.4.1 Okvir
1.4.2 Prednosti e-pregovaranja
1.4.3 Nedostaci e-pregovaranja
1.4.4 PraktiÄni savjeti za e-pregovaranje
Bibliography
Dulebohn, James and Hoch, Julia E., Virtual teams in organizations, Human Resource Management Review (2017);
https://www.researchgate.net/publication/312355972_Virtual_teams_in_organizations
Miller, Lawrence, Leading Virtual Teams, Institute for Leadership Excellence, 2019;
Â
Cultural Dimensions – Hofstede Insights:
https://www.hofstede-insights.com/product/compare-countries/
Â
Thakore, Digvijaysinh, Conflict and Conflict Management, Journal of Business and Management, 2013;
http://iosrjournals.org/iosr-jbm/papers/Vol8-issue6/B0860716.pdf
Â
Crichton, Michael, Negotiating without a table, The Gap Partnership, 2019
https://www.thegappartnership.com/media/55xjs4k1/negotiating-without-a-table.pdf
Training Fiche PPT:
COU_7_CR.pptx
This project has been funded with support from the European Commission. This web site and its contents reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
| |
Title
Digitalna komunikacija Online komunikacija za digitalno poduzetništvo
Keywords
Virtualni tim, rad na daljinu, timske uloge, online sastanak, tehnička provjera, dnevni red sastanka, tehnologija virtualnog sastanka, kulturni okvir,
Author
Malgrande Solutions
Languages
English
Description
1. Module name: Digital Communication. Online Communication for Digital Entrepreneurship 1.1 Unit name: Managing Virtual Teams 1.1.1 Section: Defining your team 1.1.2 Section: Physical location of your team members 1.1.3 Section: What research says about problems virtual teams are most often confronted to 1.1.4 Section: What research says about success factors influencing virtual teams 1.1.5 Section: Setting the ‘ground rules’ 1.1.6 Section: Formalizing team roles 1.1.7 Section: Leading Great Online Meetings 1.1.8 Section: Technology for virtual teams 1.2 Unit name: Cross-cultural Communication Issues 1.2.1 Section: Background 1.2.2 Section: Cultural Dimensions 1.2.3 Section: Preventing cross-cultural communication problems 1.3 Unit name: Conflict Resolution in Virtual Environment 1.3.1 Section: Not all conflicts are bad 1.3.2 Section: Main causes of conflicts 1.3.3 Section: Understanding conflict management styles 1.3.4 Section: Steps to solving conflicts 1.3.5 Section: Practicing conflict resolution 1.4 Unit name: E-negotiating 1.4.1 Section: Background 1.4.2 Section: The pros of e-negotiation 1.4.3 Section: The cons of e-negotiation 1.4.4 Section: Practical tips for e-negotiation
Contents
Digitalna komunikacija Online komunikacija za digitalno poduzetništvo
Digitalna komunikacija Online komunikacija za digitalno poduzetništvo
Ciljevi
Na kraju ovog modula moći ćete:
- Voditi ugodne virtualne sastanke s razliÄitim timovima
- Komunicirati jasno i otvoreno kako bi se potaknulo povjerenje, odgovornost i uÄinkovito donošenje odluka
- Razviti uÄinkovite programe i druge alate za poboljšanje kvalitete online sastanaka
- Riješiti sukobe i pitanja meÄ‘ukulturalne komunikacije
- Provesti uspješne pregovore koristeći elektroniÄka sredstva
Upravljanje virtualnim timovima
U današnje je vrijeme fiziÄka udaljenost važnija nego ikad. Svaka tvrtka može okupiti talentirane ljude sa svih strana svijeta formiranjem virtualnih timova. Ipak, upravljanje virtualnim timom razlikuje se na razne naÄine od rada licem u lice i postoje neki kljuÄni aspekti koje treba uzeti u obzir ako se želi uspjeti.
Definiranje tima
Kako je formiran vaš tim? Je li vam bilo dopušteno odabrati Älanove vašeg tima ili ste tim „naslijedili” od prethodnog menadžera?
Rade li uvijek isti ljudi zajedno ili struktura tima varira, ovisno o aktivnosti / projektu?
Fizička lokacija članova tima
Može utjecati na naÄin na koji tim radi zajedno zbog razlika u vremenskim zonama, kulturama, stavovima prema radnom vremenu itd. Kad zakazujete virtualne sastanke ili aktivnosti, razmislite što je najbolje za sve Älanove. ÄŒlanovi tima mogu biti ...
U posljednjoj situaciji neće uvijek biti moguće pronaći prikladno vrijeme za svakoga. U tom sluÄaju, izmjenjujte vrijeme sastanka kako biste izbjegli da dio vašeg tima bude stalno u nepovoljnom položaju.
Savjet: kad je moguće, iskoristite razliku u vremenskoj zoni u svoju korist kako biste postigli neprekidnu produktivnost (npr. kad dio tima iz iste vremenske zone može raditi neovisno od ostalih).
Što istraživanja govore o problemima s kojima se virtualni timovi najčešće suočavaju
Prema Institute for Leadership Excellence i rezultatima istraživanja koje je objavio Harvard Business Review - glavni problemi koje bi prvo trebalo riješiti kako bi se osigurale uÄinkovite online aktivnosti su:
Što istraživanja govore o čimbenicima uspjeha koji utječu na virtualne timove
Prema studiji koju je objavio Forbes (2015) to su:
Također, vođa virtualnog tima trebao bi:
Postavljanje „osnovnih pravila”
OdluÄite zajedno i u pisanom obliku na naÄin da je svima dostupno sljedeće:
- poÄetak i završetak radnog vremena za sve Älanove
- definiranje vremena unutar kojeg je potrebno dogovoriti na elektroniÄku poštu
- vrijeme trajanja online sastanaka
- vrijeme trajanja stanki
- poželjni ton komunikacije (formalniji ili opušteniji)
- kulturni aspekti (nacionalni / vjerski praznici)
- naÄin odluÄivanja
- praćenje zadataka i izvještavanje
- odgovornost (npr. što se dogaÄ‘a ako netko ne izvršava dodijeljene zadatke)
- komunikacijska pravila
Formaliziranje timskih uloga
„SvaÄija odgovornost nije niÄija odgovornost”
NerasporeÄ‘eni zadaci mogu se lako „zaboraviti” ili previdjeti u radu s virtualnim timom. Iako je fleksibilnost uloga velika, mora se jasno definirati što svatko mora raditi, kako i kad (ukljuÄujući ponavljajuće i precizne zadatke).
Kako bi svi jasno razumjeli što on / ona mora raditi, ne treba se bojati pretjerane komunikacije ako je potrebno.
Nakon što se to raspravi tijekom sastanka, trebalo bi biti dostupno i u pisanom obliku za daljnje konzultacije (ili kao zapisnik sa sastanka ili predstavljeno kao zadaci u softveru za upravljanje projektima koji se koristiti).
Vođenje uspješnih online sastanaka
Korak 1: Definirati svrhu sastanka i odabrati odgovarajuću tehnologiju / program
Korak 2: Izvršiti tehniÄku provjeru
Korak 3: Podijeliti pozivnice i pristupne podatke
Jasno navedite datum i vrijeme sastanka.
Korak 4: Poslati dnevni red sastanka putem e-pošte
U poruku koju šaljete s dnevnim redom možete ukljuÄiti kratku obavijest o pravilima poziva (svi s ukljuÄenim kamerama / kamere nisu potrebne, mikrofoni iskljuÄeni, osim ako ne mora izlagati, softver koji će možda trebati instalirati itd.). Svaka toÄka dnevnog reda mora biti dovoljno jasna kako bi svi znali što će trebati pripremiti za sastanak (npr. ako neki Älanovi moraju održati prezentacije tijekom sastanka). Bilo koji drugi dodatni materijali koje treba prouÄiti prije sastanka mogu se spomenuti / ukljuÄiti u ovu poruku.
Korak 5: Uraniti i potaknuti ostale da uÄine isto kako bi se mogli riješiti svi potencijalni tehniÄki problemi i zapoÄeti u zakazano vrijeme
Korak 6: Voditi sastanak
Pratite tko se pridružio, a tko nedostaje
Osvrnite se na osnovna pravila
Ukratko predstavite dnevni red i ciljeve sastanka
Pružite svima priliku da daju svoj doprinos
Korak 7: ZakljuÄiti sastanak
Završite sastanak u predviÄ‘eno vrijeme ili ranije
Ukratko iznesite o Äemu se raspravljalo i napravite akcijski plan
Pošaljite svima bilješke i akcijski plan sa sastanka u pisanom obliku na daljnje konzultacije
Technology for virtual teams
Ovdje nije rijeÄ samo o videokonferencijama. Možda ćete trebati koristiti druge online alate za suradnju, poput programa za upravljanje projektima.
Za virtualne sastanke trebat će vam:
Ako je moguće, osigurajte visokokvalitetni hardver (dobru web kameru, mikrofon i slušalice) za sve Älanove tima.
Ako je tim mješovit (više ljudi na licu mjesta i samo nekoliko udaljenih djelatnika) i Äesto imate sastanke, možda biste trebali postaviti sobu za video konferencije s opremom posebno dizajniranom za tu svrhu.
U sluÄaju da radite od kuće - raspravite pitanje pozadine. Neuredna pozadina može odvlaÄiti pažnju i demotivirati. Dajte primjer postavljanjem ugodne pozadine s dobrom rasvjetom i zvukom. Možete i samo zamagliti pozadinu ili stvoriti virtualnu. Ipak, to može stvoriti još bezliÄnije ozraÄje.
Ako ne želite nositi slušalice, lavalier mikrofoni najbolje rade jer omogućuju kretanje bez fluktuacije kvalitete zvuka. Nosite odjeću prikladnu za posao, Äak i ako radite od kuće.
Ako je moguće, uvijek koristite pro / premium verziju softvera ili pretplatu za koju ste sigurni da pokriva vaše potrebe (besplatne verzije Äesto imaju ograniÄene znaÄajke, ograniÄen broj ljudi ili ograniÄeno vrijeme upotrebe).
Budite dosljedni - ljudima se sviđaju stvari s kojima su upoznati.
Odaberite softver koji bolje odgovara potrebama vašeg tima i držite se njega.
Osim onih povezanih s virtualnim sastancima, postoje i drugi alati kojima se može povećati produktivnost virtualnih timova.
To mogu biti:
- program za suradnju
- program za praćenje ciljeva i izvještavanje o statusu
- program za upravljanje projektima
- upravljanje dokumentima
- komunikacija
MeÄ‘utim, i ovdje je manje više, a dosljednost je kljuÄna. Pokušajte što više držati sve na jednom mjestu.
Pitanja međukulturne komunikacije
Okvir
Svi smo razliÄiti, a u virtualnom timu još je vjerojatnije suoÄavanje s neoÄekivanim situacijama, sukobima ili preprekama koje proizlaze iz razliÄitih kultura Älanova.
MeÄ‘ukulturna komunikacija vrlo je široko podruÄje, koje uz temeljito poznavanje zahtijeva posebnu osjetljivost i razumijevanje od strane voÄ‘e, zajedno s razumijevanjem i tolerancijom svih Älanova tima.
Dobro polazište za razumijevanje kako bi to moglo utjecati na aktivnost virtualnog tima su dimenzije kulture, koje je definirao Geert Hofstede.
Dimenzije kulture
Prema ovoj teoriji, postoji šest dimenzija koje definiraju kulturu. One se mogu odraziti na naÄin na koji ljudi rade i komuniciraju. Te dimenzije su:
Indeks udaljenosti moći
Kolektivizam vs. individualizam
Indeks izbjegavanja nesigurnosti
Ženski princip vs. muški princip
KratkoroÄna vs. dugoroÄna orijentacija
Suzdržanost vs. udovoljavanje
Zanimljiv alat koji, koji je dizajnirao Hofstede Insights, omogućuje usporedbu šest dimenzija kulture u raznim zemljama i može se pronaći here.
Sprječavanje međukulturnih komunikacijskih problema
Može biti od velike koristi kad se razmatra prilikom postavljanja osnovnih pravila za vaš virtualni tim.
MeÄ‘utim, nikada ne možemo znati sve, a previše korištenja teorije može dovesti do još više etiketiranja i generaliziranja. Štoviše, meÄ‘uljudske razlike mogu se zamijeniti s kulturnim razlikama. Danas su ljudi koji rade u virtualnim timovima svjesniji Äinjenice da moraju biti tolerantni. Istodobno, izvrsno je i motivirajuće kad se svi odnose s poštovanjem i pažnjom prema vrijednostima drugih.
Stoga, možda je bolje pustiti ljude da sami objasne što je za njih dobro, a što nije. To se može provesti Äim se postavi tim, kad se donose osnovna pravila i vizija timova. Još je bolje ako se može organizirati sastanak licem u lice.
Mogli biste zapoÄeti tako što ćete od svih zatražiti informacije o:
Kao i:
Ovo bi trebalo biti 100% dobrovoljno dijeljenje - nitko ne bi trebao biti prisiljen dijeliti ili razgovarati o stvarima koje ne želi.
Rješavanje sukoba u virtualnom okruženju
Nisu svi sukobi loši
Bez obzira koliko dobro postavili pravila i planirali sastanke, i dalje će biti sukoba u timu.
MeÄ‘utim, sukobi nisu uvijek negativni. Zapravo, sukobi mogu, ako se njima pravilno upravljaju, dovesti do boljeg rješavanja problema i kreativnijih rješenja.
Sukobi s pozitivnim ishodima su oni oko sadržaja (kako bi to trebalo uraditi).
Sukobi s negativnim ishodima su oni oko osobnosti - oni ne vode ka rješenju („ti uvijek ...”, „ti nikad”).
Glavni uzroci sukoba
U virtualnom okruženju neverbalna je komunikacija drastiÄno smanjena. To može sprijeÄiti ljude da stvaraju veze i grade odnos.
RazliÄiti komunikacijski stilovi, neizvorni govornici jezika koji se koristi u timu i nedostatak jasnoće mogu dovesti do sukoba.
Pisane informacije mogu zvuÄati hladno i bezliÄno. Pogrešno tumaÄenje pravila, loša kvaliteta zvuka i drugi tehniÄki problemi mogu stvoriti još veću frustraciju koja dovodi do sukoba. Neki će ljudi, Äak i zbog loše kvalitete osvjetljenja ili postavki kamere, na virtualnim sastancima mogu izgledati drugaÄije nego obiÄno.
MeÄ‘utim, voÄ‘a virtualnog tima mora biti u stanju olakšati i riješiti ta pitanja.
Razumijevanje stilova upravljanja sukobima
Suradnja - sve su strane orijentirane na rješenje - sve strane pobjeÄ‘uju
Kompromis - sve strane pobjeÄ‘uju i daju nešto
Izbjegavanje - sukob se izbjegava, suzbija, ne poduzimaju se koraci prema rješavanju sukoba
Natjecanje - pobijediti / izgubiti
Prilagodba - jedna se strana odriÄe/žrtvuje za drugu stranu
Prva su dva stila najproduktivnija jer su orijentirana na rješenja.
Stil izbjegavanja je najopasniji jer se problem nikada ne iznosi na vidjelo i, stoga, nikada ne rješava.
Koraci za rješavanje sukoba
Korak 1. Odvojiti problem od osobnosti
„ÄŒini se da je problem s kojim se suoÄavamo ...”
Korak 2. Pojasniti toÄke dogovora
Mora postojati neka toÄka oko koje su strane suglasne i to treba jasno navesti.
„Mi / oboje / svi se slažemo da ...”
Korak 3. Razjasniti toÄke neslaganja i razloge
„Razlika u našim gledištima je ..”
Korak 4. Pokazati empatiju i saslušati sve strane
„Razumijemo da osjećate ...”
Korak 5. Raspraviti za / protiv, zajedniÄki razmisliti o alternativama
Korak 6. Pitati grupu o njihovim stavovima o rješenjima koja se mogu kombinirati za win-win ishod
Korak 7. Ako u prethodnom koraku nije postignut konsenzus, zamoliti skupinu da glasa za najbolje rješenje
Korak 8. Po potrebi dovesti treću stranu, neutralnu osobu koja može ponuditi rješenje
Vježbanje rješavanja sukoba
Rasporedite vrijeme za aktivnosti jaÄanja tima (team building) izvan redovnog radnog vremena. Na taj će naÄin tim biti pripremljen i znati kako postupiti kada se dogodi neoÄekivana situacija.
Raspravite o stilovima upravljanja sukobima, koracima i pravilima za sprjeÄavanje destruktivnih sukoba koji troše energiju.
Organizirajte vježbe za rješavanje „virtualnih” sukoba (zamolite Älanove tima da zamisle situaciju i kako bi je riješili).
E-pregovaranje
Okvir
E-pregovaranje ili elektroniÄko pregovaranje može se definirati kao „proces voÄ‘enja pregovora izmeÄ‘u poslovnih partnera pomoću elektroniÄkih sredstava”.
To se može odnositi na pregovaranje putem telefona, e-pošte, brze razmjene poruka, videokonferencija, ali i na automatizirano pregovaranje i donošenje odluka na temelju umjetne inteligencije (npr. pregovaranje bota s Äovjekom ili pregovaranje bota s botom, licitiranje, pogodbe).
Potreba za pregovorima na daljinu, „bez stola”, znatno se povećala tijekom pandemije COVID-19, zbog socijalnog udaljavanja i ograniÄenja putovanja.
Iako se pregovori temeljeni na umjetnoj inteligenciji još uvijek razvijaju, e-pregovori meÄ‘u ljudima nisu ni bolji ni gori, samo se razlikuju od tradicionalnih pregovora licem u lice.
Prednosti e-pregovaranja
Psihološko distanciranje, specifiÄno za pregovaranje pomoću elektroniÄkih sredstava, može biti korisno za kreativnost i rješavanje problema jer pruža vrijeme za razmišljanje (posebno u sluÄaju asinkrone komunikacije poput e-pošte).
Neki pojedinci, koji su osjećaju manje ugodno u društvenom okruženju, mogu se osjećati osnaženije i više dijeliti u virtualnom okruženju, što dovodi do uÄinkovitijeg rješavanja problema i kreativnih rješenja.
E-pregovaranje je isplativo i vremenski uÄinkovito, posebno za pregovaraÄe na daljinu. Smanjivanjem putnih troškova strane mogu priuštiti više sjednica i pojašnjenja te veći broj sudionika.
Nedostaci e-pregovaranja
Tijekom e-pregovora teže je izgraditi odnos, pogotovo ako se osobe nikad prije nisu susrele licem u lice.
Neverbalna komunikacija manje je uÄinkovita, a neka istraživanja pokazuju da se velik postotak e-pošte pogrešno tumaÄi i može se smatrati hladnim ili agresivnim.
Ako se pravilno ne riješe, tehniÄka pitanja mogu biti frustrirajuća i dovesti do nezadovoljavajućih ishoda pregovora.
Koje je najbolje sredstvo za e-pregovaranje?
Izbor alata ovisi o stilu pregovaranja (suradniÄki ili natjecateljski), vrsti informacija koje će se dijeliti, fazi pregovora, broju i profilu sudionika.
Radi veće psihološke blizine, videokonferencije su poželjnije.
Praktični savjeti za e-pregovaranje
Ovisno o svrsi pregovora, proces se može odvijati u više faza. Možete izmjenjivati sredstva koja promiÄu psihološko udaljavanje ili blizinu, ovisno što bolje odgovara vašim potrebama.
Na primjer, možete koristiti pismenu komunikaciju u fazi koja prethodi pregovaranju, zatim organizirati video poziv za fazu razmjene informacija i predlaganja te nakon toga dodatno nazvati.
Uvijek temeljito planirajte svoje pregovaraÄke sastanke. Imajte tekst/podsjetnik za telefonske pozive i dnevni red za video konferencije. Uvijek provjerite privitke i ispravnost e-pošte i ne zaboravite na pravilno formuliranje predmeta e-pošte.
Riješite tehniÄka pitanja - upoznajte se s tehnologijom koju koristite. Prije svakog sastanka izvršite tehniÄku provjeru.
OzraÄje pregovora možete postaviti u video pozivu pokazujući odreÄ‘enu pozadinu (više ili manje službenu), odjeću koju vi ili Älanovi vašeg tima nosite, osvjetljenje koje koristite itd.
Odgovorite na poziv tek kad ste spremni. Poželjno je uzvratiti poziv kako biste se Äuli s drugom stranom u prikladno vrijeme. Odvojite dovoljno vremena kako biste bili spremni u vrijeme poziva.
Budite sigurni da su obje strane suglasne oko vremena poziva i da su spremne. Nemojte nikad nikoga zvati bez najave i bez pitanja je li trenutak prikladan, bez obzira na to koliko su izvrsni uvjeti koje predlažete.