Al finalizar este curso, seremos capaces de:

- Conducir reuniones virtuales amenas con diversos equipos

- Comunicar de forma clara y abierta para potenciar la confianza, la responsabilidad y la toma de decisiones eficaz

- Desarrollar agendas eficaces y otras herramientas para mejorar la calidad de nuestras reuniones online

- Abordar conflictos y problemas de comunicación interculturales

- Llevar a cabo negociaciones de éxito usando medios electrónicos

Hoy en día, la distancia física importa menos que nunca. Cualquier empresa puede juntar a personas con talento de todos los rincones del mundo, formando equipos virtuales. Sin embargo, gestionar un equipo virtual se diferencia en varios aspectos a trabajar cara a cara, y hay algunos aspectos clave que se deberán tener en cuenta si queremos tener éxito.

¿Cómo se ha formado su equipo?¿Ha tenido la posibilidad de elegir su propio equipo o ha “heredado” el equipo de un gerente anterior?

¿Siempre trabajan juntas las mismas personas o la estructura del equipo va fluctuando, según la actividad o proyecto?

Esto podría afectar a la forma de trabajo de su equipo debido a diferencias de zona horaria, problemas culturales, actitudes hacia trabajar muchas horas, etc. Cuando organice reuniones o actividades virtuales, piense en lo que es mejor para todos. Los miembros de su equipo pueden estar...

Para la última situación, no siempre será posible encontrar el mejor momento para todos. En este caso, rota los tiempos para evitar que una parte de tu equipo esté siempre en desventaja con el horario.

Consejo: cuando sea posible, aproveche la diferencia de zona horaria para obtener productividad 24 horas al día, 7 días a la semana (por ejemplo, cuando una parte del equipo de la misma zona horaria puede trabajar de forma independiente de los demás).

Según el Instituto para la Excelencia del Liderazgo – debatiendo los resultados de la investigación publicados por Harvard Business Review – los principales problemas que deberíamos abordar inicialmente para asegurar la eficacia de las actividades online son:

Según un estudio publicado por Forbes (2015) tenemos:

- crear CONFIANZA (idealmente mediante reuniones cara a cara iniciales)

- asegurar la CLARIDAD (siendo un poco más directo de lo habitual)

- tener una VISIÓN (su enfoque se ajusta a la visión general del equipo)

Además, el lider del equipo virtual debería:

- Formalizar los roles del equipo

- Crear un conjunto de reglas muy claras sobre como se toman las decisiones

- Crear un proceso muy claramente definido para asegurar que todos los miembros del equipo entreguen los resultados esperados

- Promover una comunicación clara y abierta, adaptada adecuadamente a las características del equipo

  Decidir conjuntamente y mantener por escrito, accesible a todos, lo siguiente:

- Hora de inicio y finalización de la jornada laboral para todos

- Tiempo de respuesta del correo electrónico

- Cuánto durarán las reuniones online

- Duración de los descansos

- Tono de comunicación preferido (más formal o más relajado)

- Aspectos culturales (fiestas nacionales / religiosas)

- Cómo se toman las decisiones

- Seguimiento e informes de tareas

- Responsabilidad (por ejemplo, qué sucede si alguien no completa las tareas asignadas)

- Reglas de comunicación

“La responsabilidad de todos no es la responsabilidad de una única persona”

Las tareas no asignadas se pueden "olvidar" fácilmente o pasar por alto cuando se trabaja con un equipo virtual. Aunque la flexibilidad de roles es algo muy bueno, aún se debe definir claramente lo que cada uno debe hacer, cómo y cuándo (incluidas las tareas periódicas y puntuales).

Para que todos entiendan claramente lo que hay que hacer, no tenga miedo de comunicarse en exceso si es necesario.

Después de discutirlos durante una reunión, también deben estar disponibles por escrito para consultas adicionales (ya sea como actas de la reunión o introducidas como tareas en el programa de gestión de proyectos que se use).

Paso 1: Definir el propósito de la reunión y elegir el programa o tecnología más adecuados

Paso 2: Realizar una verificación técnica

- si va a usar un dispositivo o programa por primera vez, practique con él antes de la reunión real

- chequear al menos 15 minutos antes de la reunión si todo funciona correctamente (conexión a internet, cámaras, micrófonos)

Paso 3: Repartir invitaciones y credenciales de acceso

Definir con claridad la fecha y hora de la reunión.

Paso 4: Distribuir la agenda de la reunión vía email

En el mensaje con la agenda se puede incluir un breve aviso sobre elementos a tener en cuenta (todos con cámaras encendidas / cámaras no necesarias, micrófonos silenciados a menos que tenga que hablar, programas que podrían tener que instalar, etc.). Cada tema de la agenda debe ser lo suficientemente explícito para que todos sepan qué tendrán que preparar para la reunión (por ejemplo, si algunos miembros tienen que hacer presentaciones durante la reunión). Cualquier otro material adicional que deba ser consultado antes de la reunión puede ser mencionado / incluido en este mensaje.

Paso 5: Presentarse con tiempo  y animar a todos a que hagan lo mismo para resolver cualquier posible problema técnico que pueda surgir y empezar a la hora preestablecida

Paso 6: Liderar la reunión

Llevar un registros de asistentes y quien falta.

Repasar las reglas básicas.

Presentar brevemente la agenda y los objetivos de la reunión.

Dar a todos la oportunidad de contribuir a la reunión.

Step 7: Finalizar la reunión

Cerrar la reunión a la hora establecida, si no antes.

Hacer un breve resumen de lo que se ha hablado y crear un plan de acción.

Enviar a todos notas y el plan de acción por escrito para posteriores consultas adicionales.

Esto no se reduce a las videoconferencias. Es posible que deba utilizar otras herramientas de colaboración online, como un programa de gestión de proyectos.

Para las reuniones virtuales será necesario:

Todos somos diferentes, y en un equipo virtual es aún más probable que se enfrenten a situaciones inesperadas, conflictos o bloqueos derivados del perfil cultural de los miembros.

La comunicación intercultural es un campo muy amplio, que junto con el conocimiento profundo, requiere especial sensibilidad y comprensión por parte del líder, junto con el entendimiento y la tolerancia de todos los miembros del equipo.

Un buen punto de partida para comprender cómo esto podría afectar a la actividad de su equipo virtual serían las Dimensiones Culturales tal como las define Geert Hofstede.

Según esta teoría, hay 6 dimensiones que definen una cultura. Éstas se pueden reflejar de forma sencilla en la forma en la que las personas trabajan y se comunican. Estas dimensiones son:

Índice de distancia de potencia

Colectivismo vs. Individualismo

Índice de evitación de la incertidumbre

Femininidad vs. Masculinidad

Orientación a corto plazo vs. Orientación a largo plazo

Moderación vs. Indulgencia

Esta interesante herramienta permite comparar las seis dimensiones en distintos países, está diseñado por Hofstede Insights y se puede encontrar aquí.

Tener esto en cuenta al establecer las reglas básicas para su equipo virtual puede ser de gran ayuda.

Sin embargo, nunca podremos saberlo todo y hacer un uso excesivo de la teoría puede conducir a más etiquetas y estereotipos. Además, las diferencias interpersonales pueden confundirse con la diferencia cultural. Hoy en día, las personas que trabajan en equipos virtuales son más conscientes de que tienen que ser tolerantes. Al mismo tiempo, es genial y motivador cuando todos son respetuosos y conscientes de los valores de los demás.

Por lo tanto, tal vez sea mejor dejar que las personas se expliquen sobre qué les conviene y qué no. Puede llevar a cabo esto tan pronto como se establezca el equipo, al crear las reglas básicas y la visión de los equipos. Si es posible programar una reunión cara a cara, es aún mejor.

Podemos empezar preguntando a todos información sobre:

- estilo de comunicación que prefieren (más formal o más relajado)

- su punto de vista sobre los horarios, largas jornadas, etc.

- vacaciones que no querrían perder (nacionales/religiosas)

- tolerancia a la incertidumbre

- valores relacionados con el trabajo que valoran más

Si fuera el caso:

- Etiquetas y estereotipos/comentarios que más les molestan y que nunca deben usarse

Este debería ser un intercambio 100% voluntario – nadie debería sentirse forzado a compartir o hablar sobre cosas que no quieren.

No importa lo bien que establezcamos reglas y planifiquemos nuestras reuniones, siempre tendremos conflictos en nuestro equipo.

Sin embargo, no siempre es negativo tener conflictos, de hecho, pueden, correctamente gestionados, conducir a una mejor resolución de problemas y a conseguir una soluciones más creativas.

Los conflictos con resultados positivos son aquellos llamados sustanciales (¿cómo deberíamos hacer esto?)

Los conflictos con resultados negativos son aquellos que giran en torno a la personalidad – no conducen a una solución ( ‘tú siempre…’, ‘tú nunca’).

En el entorno virtual, la comunicación no verbal se reduce drásticamente. Esto podría evitar que las personas formen conexiones y establezcan una buena relación.

En distintos estilos de comunicación, al no ser un hablante nativo del idioma utilizado dentro del equipo, la falta de claridad puede generar conflictos.

La información escrita puede parecer más fría e impersonal. La mala interpretación de las reglas, la mala calidad del sonido y otros problemas técnicos pueden generar aún más frustración y generar conflictos. Algunas personas, incluso debido a la mala calidad de la iluminación o la configuración de la cámara, se verán en las reuniones virtuales distintos a como son normalmente.

Sin embargo, usted, como líder de un equipo virtual, debe poder facilitar y resolver esos problemas.

Colaborativo – todas las partes están orientadas a la solución – todos ganan

Comprometido – todas las partes ganan y ceden algo

Evasivo– se evitan los conflictos, se suprimen, no se da ningún paso para solucionarlos

Competitivo – ganar/perder

Acogedor – una parte cede ante la otra

Los primeros 2 estilos son los más productivos ya que están orientados a encontrar una solución.

El estilo evasivo es el más peligroso ya que el problema nunca sale a la luz y por tanto no se soluciona.

Paso 1. Separar el problema de la personalidad

‘parece que el problema con el que nos enfrentamos es...’

Paso 2. Aclarar los puntos de acuerdo

Debe existir algún punto donde todas las partes estén de acuerdo. Indicarlo claramente. ‘nosotros/ambos/todos estamos de acuerdo...’

Paso 3. Aclarar los puntos de desacuerdo y las razones ‘la diferencia en nuestros puntos de vista es...’

Paso 4. Mostrar empatía y escuchar a todas las partes ‘entendemos como te sientes...’

Paso 5. Discutir pros y contras, tormenta de idea sobre alternativas

Paso 6. Preguntar al grupo como se pueden combinar las soluciones para conseguir un resultado ganador

Paso 7. Si no se llega a un consenso en el paso previo, votar entre todos la mejor solución

Paso 8. Añadir un tercero si fuera necesario, alguien neutral que pueda encontrar una solución

Asigne tiempo para actividades de formación de equipos más allá del horario de trabajo habitual. De esta forma el equipo estará preparado y sabrá actuar cuando se produzca una situación inesperada.

Discuta sobre estilos de manejo de conflictos, pasos y reglas para prevenir conflictos destructivos que derrochan energía.

Organice sesiones prácticas para resolver conflictos "virtuales" (pida a los miembros del equipo que imaginen una situación y cómo la resolverían).

La negociación electrónica o negociación electrónica se puede definir como "el proceso de llevar a cabo negociaciones entre socios comerciales utilizando medios electrónicos ”.

Esto puede referirse a la negociación por teléfono, correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencia, pero también a la negociación y toma de decisiones automatizadas basadas en inteligencia artificial (como la negociación de bot a humano o de bot a bot, ofertas, negociación).

La necesidad de negociar a distancia, "sin mesa“, aumentó significativamente durante la crisis del COVID19, debido al distanciamiento social y las restricciones de viajes.

Mientras que la negociación basada en inteligencia artificial todavía se está desarrollando, la negociación electrónica de persona a persona no es ni mejor ni peor, solo es distinta de la negociación tradicional cara a cara.

El distanciamiento psicológico, específico de la negociación por medios electrónicos, puede ser beneficioso para la creatividad y la resolución de problemas, ya que proporciona tiempo para la reflexión (especialmente en el caso de la comunicación asincrónica como el email).

Algunas personas que generalmente se sienten más incómodas en entornos sociales, pueden sentirse empoderadas y compartir más en entornos virtuales, lo que lleva a una resolución de problemas más eficaz y soluciones creativas.

La negociación electrónica es rentable en tiempo y costes, especialmente para los negociadores de larga distancia. Al reducir los gastos de viajes, las partes pueden permitirse más sesiones y aclaraciones y más participantes.

Durante la negociación electrónica es más difícil establecer una buena relación, especialmente si las personas nunca se han conocido antes cara a cara.

La comunicación no verbal es menos efectiva y algunas investigaciones muestran que un alto porcentaje de correos electrónicos se malinterpretan y pueden llegar a percibirse como fríos o agresivos.

Si no se abordan adecuadamente, los problemas técnicos pueden ser frustrantes y dar lugar a negociaciones insatisfactorias.

La elección de la herramienta depende de su estilo de negociación (cooperativa o competitiva), el tipo de información que se va a compartir, la etapa de la negociación, el número y perfil de los participantes.

Para una mayor cercanía psicológica, es preferible la videoconferencia.

Dependiendo del propósito de la negociación, el proceso puede tener lugar en más etapas. Puede alternar entre varios medios para promover el distanciamiento psicológico o la cercanía según se adapte mejor a sus necesidades.

Por ejemplo, puede optar por la comunicación escrita en la etapa de pre negociación, organizar una videollamada para la etapa de intercambio de información y la etapa de propuesta y hacer una llamada de seguimiento posteriormente.

Siempre planifique sus sesiones de negociación a fondo. Tenga un guión para sus llamadas telefónicas y una agenda para videoconferencias. Siempre verifique los archivos adjuntos y la exactitud de los correos electrónicos, y no se olvide de formular correctamente el asunto del correo electrónico.

Aborde los problemas técnicos: familiarícese con toda la tecnología que está utilizando. Antes de cada sesión, realice una verificación técnica.

Puede establecer el ambiente de la negociación en una videollamada mostrando un fondo específico (más o menos formal), por el atuendo que usted o los miembros de su equipo están usando, iluminación que usan, etc.

Responder a la llamada solo cuando se esté listo. Es preferible devolver la llamada a que no te encuentren preparado, colocando cables debajo de la mesa. Por supuesto, lo mejor es tomarse el tiempo necesario para estar listo cuando sea el momento de contestar la llamada.

Hay que asegurarse que ambas partes acuerdan la hora de la llamada y estén ambos listos en sese momento. No llamar nunca a nadie sin avisar ni sin preguntar y simplemente preguntemos antes si el momento es adecuado, sin importar lo importantes que sean los temas a tratar.