Al termine di questo corso, sarai in grado di:

- Condurre riunioni virtuali coinvolgenti con team diversi

- Comunicare in modo chiaro e aperto

- Promuovere la fiducia, la responsabilità e un processo decisionale efficace

- Sviluppare agende efficaci e altri strumenti per migliorare la qualità delle riunioni online

- Affrontare i conflitti e questioni di comunicazione interculturale

- Condurre con successo negoziati con mezzi elettronici

Al giorno d'oggi, la distanza fisica conta meno che mai. Ogni azienda può riunire persone di talento provenienti da tutti gli angoli del mondo, formando team virtuali. Tuttavia, ci sono aspetti che dovrai prendere in considerazione  se vuoi che il tuo team abbia successo.

La posizione fisica dei tuoi membri potrebbe influire sul modo in cui il team lavora insieme a causa delle differenze del fuso orario, culturali ecc.

Quando si impostano riunioni bisogna pensare a ciò che è meglio per tutti.

I membri del tuo team possono essere:

Per l'ultimo caso, ruota i tempi, per evitare che una parte del tuo team sia costantemente in svantaggio.

Suggerimento: quando possibile, usa la differenza di fuso orario a tuo vantaggio per ottenere una produttività 24 ore su 24, 7 giorni su 7 (ad esempio, quando una parte del team appartenente allo stesso fuso orario può lavorare indipendentemente dalle altre).

Secondo l'Institute for Leadership Excellence - discutendo i risultati della ricerca pubblicati da Harvard Business Review - i principali problemi che dovresti prima affrontare per garantire attività online efficaci sono:

Secondo uno studio pubblicato da Forbes (2015) questi sono:

-costruire FIDUCIA (incontrandosi prima faccia a faccia)

-garantire CHIAREZZA (essendo più diretti del solito)

-avere una VISIONE (il tuo approccio si adatta alla visione generale del team)

Inoltre, il team leader virtuale dovrebbe:

- Formalizzare i ruoli del team

- Creare un insieme chiaro di regole sui processi decisionali

- Creare un processo chiaramente definito per garantire che tutti  diano i risultati attesi

- Promuovere una comunicazione chiara e aperta, adeguata alle caratteristiche dei team

Decidere insieme e rendere accesibile a tutti, quanto segue:

- orari della giornata lavorativa

- tempistiche di risposta alle e-mail

- durata riunioni online

- durata dele pause

- tono di comunicazione preferito ( formale o rilassato)

- aspetti culturali (festività nazionali/religiose)

- processo decisionale

- monitoraggio e creazione di report delle attività

- responsabilità (ad esempio cosa succede se qualcuno non sta completando i compiti assegnati);

- regole di comunicazione

"La responsabilità di tutti non è responsabilità di nessuno"

Le attività non assegnate potrebbero essere  trascurate. Occorre definire chiaramente cosa deve fare ogni membro affinchè tutti capiscano chiaramente il proprio compito

Dopo averne discusso durante una riunione, rendi disponibili per iscritto le decisioni prese, per ulteriori consultazioni (come verbali delle riunioni).

Passaggio 1: Definire lo scopo della riunione e scegliere la tecnologia/software

- Vuoi fare una presentazione?

- Creatività e idee (scegli un software che ti permetta di utilizzare una lavagna);

Decisione presa?

Passaggio 2: Controllo tecnico

- se si utilizza un dispositivo o un software per la prima volta, esercitarsi ad usarlo prima della riunione effettiva

- verificare almeno 15 minuti prima della riunione che tutto funzioni correttamente

Passaggio 3: Distribuire inviti e credenziali di accesso

Indicare chiaramente la data e l'ora della riunione.

Passaggio 4: Distribuire l'agenda della riunione tramite posta elettronica

Puoi includere nel messaggio  anche un breve avviso sull'etichetta delle chiamate.

Ogni punto dell'agenda deve essere esplicito per rendere chiaro ciò che  si dovrà preparare per la riunione.

Includere anche il materiale che va consultato prima della riunione, se necessario.

Passaggio 5: Presentarsi presto e incoraggiare tutti a fare lo stesso per risolvere qualsiasi possibile problema tecnico e iniziare all'ora stabilita.

Passaggio 6: Guidare la riunione

- Controllare di chi è entrato e chi manca

- Fornire un riepilogo delle regole di base

- Presentare brevemente l'ordine del giorno e gli obiettivi dell'incontro

- Dare a tutti l'opportunità di contribuire

Passaggio 7: Concludere la riunione

- Chiudere la riunione all'ora stabilita, se non prima

- Fornire un breve riassunto della discussione e fare un piano d'azione

- Inviare a tutti le note e il piano d'azione della riunione

Oltre alle videoconferenze, potrebbe essere necessario utilizzare altri strumenti di collaborazione online, come un software di gestione dei progetti.

Per le riunioni virtuali sarà necessario:

- Una connessione Internet stabile

- Un software di conferenza online (tra i più comunemente utilizzati: Zoom, GoToMeeting, Skype, Webex)

- Audio (cuffie o audio del computer)

- Video (webcam)

- Se possibile, fornire hardware di alta qualità (una buona webcam, microfono e cuffie) a tutti i membri del team.

In un team virtuale è probabile che si affrontino situazioni impreviste, conflitti o blocchi derivati dal background culturale dei membri.

La comunicazione interculturale richiede una particolare sensibilità da parte del leader, insieme a comprensione e tolleranza da parte di tutti i membri del team.

Un buon punto di partenza per sottolineare in che modo ciò potrebbe influire sull'attività del tuo team virtuale sono le dimensioni culturali definite da Geert Hofstede.

Secondo questa teoria, ci sono 6 dimensioni che definiscono una cultura. Questi possono essere facilmente riflessi nel modo in cui le persone lavorano e comunicano. Quelle dimesioni sono:

Indice di distanza di potenza

Collettivismo contro individualismo

Indice di elusione dell'incertezza

Femminilità contro mascolinità

Orientamento a breve e lungo termine

Moderazione contro indulgenza

Uno strumento interessante che consente il confronto delle sei dimensioni in vari paesi, progettato da Hofstede Insights è questo.

Tener conto di questi problemi quando vengono stabilite le regole di base per il tuo team virtuale, può essere di grande aiuto.

Tuttavia, fare troppo uso della teoria può portare ad un eccesso di etichette e stereotipi. Inoltre, le differenze inter-personali possono essere confuse con la differenza culturale, anche se oggi le persone che lavorano in team virtuali sono consapevoli della necessità di tolleranza e rispetto verso gli altri.

Pertanto, forse è meglio lasciare che le persone spieghino cosa va bene per loro e cosa no.

È possibile eseguire questa attività non appena il team è impostato oppure fissare una riunione faccia a faccia.

Si potrebbe iniziare chiedendo a tutti di fornire informazioni riguardanti:

- orario di lavoro

- vacanze (nazionali/religiose)

- tolleranza

- valori legati al lavoro che più apprezzano

In caso contrario:

- etichette e stereotipi/osservazioni che creano più disagio, per fare in modo che non vengano mai utilizzati

Questa dovrebbe essere una condivisione volontaria al 100%

- stile di comunicazione preferito (più formale o più rilassato)

- punto di vista

Non importa quanto bene si impostano le regole e si pianificano le riunioni, si avranno comunque conflitti nel team.

Tuttavia, non è sempre una cosa negativa avere conflitti, infatti possono portare a una migliore risoluzione dei problemi.

Dato che nell’ambiente virtuale, la comunicazione non verbale viene ridotta drasticamente è possibile che le persone non riescano a formare una connessione e/o creare relazioni.

Diversi stili di comunicazione, non essere madrelingua della lingua utilizzata all'interno del team, la mancanza di chiarezza, possono portare a conflitti.

Le informazioni scritte possono sembrare più fredde e impersonali. Un'interpretazione errata delle regole, una cattiva qualità del suono, altre questioni tecniche possono creare ancora più frustrazione, che porta a conflitti.

Tuttavia, tu come leader di un team virtuale, devi essere in grado di facilitare e risolvere tali problemi.

Collaborare - se tutte le parti sono orientate alla soluzione , tutte vincono

Trovare un compromesso - tutte le parti vincono e danno un contributo

Evitare - il conflitto viene evitato, soppresso, non vengono prese misure per risolverlo

Competizione - vincere/perdere

Accomodare - una parte rinuncia all'altra

I primi 2 stili sono i più produttivi in quanto sono orientati alla soluzione, mentre evitare è la più pericolosa, in quanto il problema non viene mai portato alla luce e quindi mai risolto.

Passo 1. Separare il problema dalla personalità 'Sembra che il problema di cui stiamo parlando sia...'.

Passo 2. Chiarire i punti di accordo 'siamo entrambi/tutti d'accordo che...'

Passo 3. Chiarire i punti su cui non si è d'accordo e le ragioni 'La differenza nei nostri punti di vista è.'.

Passo 4. Mostrare empatia e ascoltare tutti i lati 'capiamo che ti senti...'

Passo 5. Discutere pro/contro, brainstorming sulle alternative

Passo 6. Chiedere al gruppo come vedono che le soluzioni possono essere combinate

Passo 7. Se il consenso non viene raggiunto nella fase precedente, chiedere al gruppo di votare a favore della soluzione migliore

Passo 8. Portare una terza parteneutrale che può trovare una soluzione

Dedica tempo alle attività di team building oltre il normale orario di lavoro, così il team sarà preparato e saprà agire alla comparsa di una situazione imprevista.

Discutere la gestione dei conflitti per prevenirne di distruttivi.

Organizza sessioni di esercitazione per risolvere conflitti "virtuali" (immaginare una situazione e come la risolverebbero).

La e-negotiation, o negoziazione elettronica, può essere definita come "il processo di condurre negoziati tra partner commerciali con mezzi elettronici".

Questo può riferirsi alla negoziazione via telefono, e-mail, messaggistica istantanea, videoconferenza, ma anche alla negoziazione e al processo decisionale automatizzati basati sull'intelligenza artificiale (bot)

La necessità di negoziare da remoto, "senza un tavolo", è aumentata in modo significativo durante la crisi Covid19.

La negoziazione elettronica non è né migliore né peggiore, ma solo diversa dai tradizionali negoziati faccia a faccia.

Il distanziamento psicologico, può essere utile per la creatività e la risoluzione dei problemi perché fornisce tempo per la riflessione, specialmente nel caso di comunicazioni asincrone (posta elettronica).

Le persone che solitamente si sentono più scomode in contesti sociali, possono sentirsi potenziate e condividere di più in quelle virtuali.

La negoziazione elettronica è efficace in termini di costi e di tempo, soprattutto per i negoziatori a lunga distanza.

Riducendo i costi di viaggio, le parti possono permettersi più sessioni, più chiarimenti e più partecipanti.

Durante la negoziazione elettronica è più difficile costruire un rapporto, soprattutto se le persone non si sono mai incontrate faccia a faccia prima.

La comunicazione non verbale è meno efficace e alcune ricerche mostrano che un'alta percentuale di e-mail viene male interpretata.

Se non affrontati correttamente, le questioni tecniche possono essere frustranti e portare a risultati negoziali non soddisfacenti.

La scelta dello strumento dipende dal tuo stile di negoziazione (cooperativo o competitivo), dal tipo di informazioni da condividere, dalla fase della negoziazione, dal numero e dal profilo dei partecipanti.

Per una maggiore vicinanza psicologica, la videoconferenza è preferibile.

A seconda dello scopo della negoziazione, il processo può svolgersi in più fasi. Puoi passare da un mezzo all'altro per promuovere il distanziamento o la vicinanza psicologica.

Puoi scegliere la comunicazione scritta nella fase di pre-negoziazione, organizzare una videochiamata per la fase di condivisione delle informazioni e proporre la fase per poi effettuare una chiamata.

Pianifica sempre a fondo le tue sessioni di negoziazione.  Fai in modo di avere degli appunti per le tue telefonate e un'agenda per le videoconferenze. Controlla sempre gli allegati e la forma delle e-mail.

Affronta i problemi tecnici: familiarizza precedentemente con la tecnologia che vuoi utilizzare ed esegui un controllo tecnico.

Imposta l'atmosfera della negoziazione su una videochiamata mostrando uno sfondo specifico (più o meno formale), medesimo discorso vale per l’abbigliamento.

Rispondi alla chiamata solo quando sei pronto.

Non chiamare mai nessuno senza avvisarlo e senza chiedere, e non iniziare a proporre senza chiedere se è il momento, non importa quanto siano grandi i termini che proponi.