Comunicazione online per l’imprenditoria digitale
COU_7_IT
Title
Comunicazione online per l’imprenditoria digitale
Keywords
Team virtuale, lavoro da remoto, ruoli del team, riunioni online, controllo tecnico, agenda delle riunioni, tecnologia delle riunioni virtuali
Author
Malgrande Solutions
Languages
Italian
Objectives/goals
• Condurre incontri virtuali coinvolgenti con team diversi
• Comunicare in modo chiaro e aperto per promuovere la fiducia, la responsabilità e un processo decisionale efficace all'interno di un team virtuale
• Sviluppare agende efficaci e altri strumenti per migliorare la qualità delle riunioni online
• Affrontare i conflitti e questioni di comunicazione interculturale
• Condurre con successo negoziati con mezzi elettronici
Description
Il modulo 'Comunicazione digitale' è strutturato in quattro unità , ognuna dedicata a una questione relativa alla comunicazione online per l'imprenditoria digitale.
La prima unità didattica affronta i principali aspetti della ‘Gestione di un team Virtuale’: definire un team,la sua struttura e come è influezata dal luogo dove ogni membro si trova, quali sono i principali fattori di successo e fallimento, come organizzare incontri virtuali efficaci e la scelta della tecnologia di cui fare uso.
"Questioni di comunicazione interculturale" è la seconda unità del modulo, che introduce i principali aspetti e preoccupazioni relativi a questioni culturali che possono influenzare il modo in cui le persone agiscono e comunicano in ambiente professionale. Le sei dimensioni culturali, definite nella teoria delle dimensioni culturali di Hofstede, sono proposte come punto di partenza per una migliore comprensione dei fattori che potrebbero portarea problemi legati alla cultura. Qquesta unità promuove un approccio piuttosto aperto e flessibile, incoraggiando il team manager virtuale a incorporare I membri del team nelle regole di base.
La terza unità , "Risoluzione dei conflitti in ambiente virtuale", i principali tipi di conflitti che possono sorgere, le loro cause più frequenti, la gestione dei conflitti e una guida dettagliata sulla risoluzione di essi.
L'ultima unità , "E-negotiation", copre i principali punti di base della negoziazione con mezzi elettronici, fornendo una panoramica dell'argomento, un elenco di pro e contro e una serie di suggerimenti pratici.
Contents in bullet points
1. Nome del modulo: Comunicazione digitale.
Comunicazione online per l’imprenditoria digitale
1.1 Nome dell’unità: Gestione dei Team Virtuali
1.1.1 Sezione: Definizione del tuo team
1.1.2 Sezione: Posizione fisica del membri del team
1.1.3 Sezione: Cosa dice la ricerca riguardo ai problem più comuni dei team virtuali
1.1.4 Sezione: Cosa dice la ricerca riguardo i fattori di successo che influenzano i team virtuali
1.1.5 Sezione: Stabilire le ‘regole di base’
1.1.6 Sezione: Formalizzare i ruoli del team
1.1.7 Sezione: Condurre grandi riunioni online
1.1.8 Sezione: Tecnologia per team virtuali
1.2 Nome dell’unità: Questioni di comunicazione interculturale
1.2.1 Sezione: Background
1.2.2 Sezione: Dimensioni culturali
1.2.3 Sezione: Prevenire i problemi di comunicazione interculturale
1.3 Nome dell’unità: Risoluzione dei conflitti in ambiente virtuale
1.3.1 Sezione: Non tutti i conflitti sono un male
1.3.2 Sezione: Principali cause di conflitti
1.3.3 Sezione: Gestione nella comprensione del conflitto
1.3.4 Sezione: Passi verso la risoluzione dei conflitti
1.3.5 Sezione: Esercitarsi sulla risoluzione dei conflitti
1.4 Nome dell’unità: E-negotiation
1.4.1 Sezione: Background
1.4.2 Sezione: I pro
1.4.3 Sezione: I contro
1.4.4 Sezione: Suggerimenti pratici per la negoziazione elettronica
1.1.5 Section: Setting the ‘ground rules’
1.1.6 Section: Formalizing team roles
1.1.7 Section: Leading Great Online Meetings
1.1.8 Section: Technology for virtual teams
1.2 Unit name: Cross-cultural Communication Issues
1.2.1 Section: Background
1.2.2 Section: Cultural Dimensions
1.2.3 Section: Preventing cross-cultural communication problems
1.3 Unit name: Conflict Resolution in Virtual Environment
1.3.1 Section: Not all conflicts are bad
1.3.2 Section: Main causes of conflicts
1.3.3 Section: Understanding conflict management styles
1.3.4 Section: Steps to solving conflicts
1.3.5 Section: Practicing conflict resolution
1.4 Unit name: E-negotiating
1.4.1 Section: Background
1.4.2 Section: The pros of e-negotiation
1.4.3 Section: The cons of e-negotiation
1.4.4 Section: Practical tips for e-negotiation
Contents
Comunicazione online per l'imprenditorialità digitale
Comunicazione online per l'imprenditorialità digitale
Obiettivi/Finalità
Al termine di questo corso, sarai in grado di:
- Condurre riunioni virtuali coinvolgenti con team diversi
- Comunicare in modo chiaro e aperto
- Promuovere la fiducia, la responsabilità e un processo decisionale efficace
- Sviluppare agende efficaci e altri strumenti per migliorare la qualità delle riunioni online
- Affrontare i conflitti e questioni di comunicazione interculturale
- Condurre con successo negoziati con mezzi elettronici
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Gestione dei Team Virtuali
Al giorno d'oggi, la distanza fisica conta meno che mai. Ogni azienda può riunire persone di talento provenienti da tutti gli angoli del mondo, formando team virtuali. Tuttavia, ci sono aspetti che dovrai prendere in considerazione se vuoi che il tuo team abbia successo.
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Definizione del tuo team
Come si è formata la tua squadra? Hai selezionato i tuoi membri o hai "ereditato" il team da un manager precedente?
Le medesime persone lavorano sempre insieme o la struttura del team oscilla, a seconda dell'attività/progetto?
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Posizione fisica dei membri del team
La posizione fisica dei tuoi membri potrebbe influire sul modo in cui il team lavora insieme a causa delle differenze del fuso orario, culturali ecc.
Quando si impostano riunioni bisogna pensare a ciò che è meglio per tutti.
I membri del tuo team possono essere:
• Principalmente in loco con pochi lavoratori remoti
• Situati nella stessa città/paese/regione
• Situati in varie località del mondo, con grandi differenze di fuso orario
Per l'ultimo caso, ruota i tempi, per evitare che una parte del tuo team sia costantemente in svantaggio.
Suggerimento: quando possibile, usa la differenza di fuso orario a tuo vantaggio per ottenere una produttività 24 ore su 24, 7 giorni su 7 (ad esempio, quando una parte del team appartenente allo stesso fuso orario può lavorare indipendentemente dalle altre).
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Cosa dice la ricerca riguardo ai problemi più comuni dei team virtuali
Secondo l'Institute for Leadership Excellence - discutendo i risultati della ricerca pubblicati da Harvard Business Review - i principali problemi che dovresti prima affrontare per garantire attività online efficaci sono:
• Alcuni membri del team (segretamente) multitasking
• Mancanza di attenzione
• Distacco emotivo dovuto alla distanza fisica
• Mancanza di coinvolgimento di alcuni membri
• Azione limitata e controllo
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Cosa dice la ricerca riguardo I fattori di successo che influenzano i team virtuali
Secondo uno studio pubblicato da Forbes (2015) questi sono:
-costruire FIDUCIA (incontrandosi prima faccia a faccia)
-garantire CHIAREZZA (essendo più diretti del solito)
-avere una VISIONE (il tuo approccio si adatta alla visione generale del team)
Inoltre, il team leader virtuale dovrebbe:
- Formalizzare i ruoli del team
- Creare un insieme chiaro di regole sui processi decisionali
- Creare un processo chiaramente definito per garantire che tutti diano i risultati attesi
- Promuovere una comunicazione chiara e aperta, adeguata alle caratteristiche dei team
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Stabilire le 'regole di base':
Decidere insieme e rendere accesibile a tutti, quanto segue:
- orari della giornata lavorativa
- tempistiche di risposta alle e-mail
- durata riunioni online
- durata dele pause
- tono di comunicazione preferito ( formale o rilassato)
- aspetti culturali (festività nazionali/religiose)
- processo decisionale
- monitoraggio e creazione di report delle attività
- responsabilità (ad esempio cosa succede se qualcuno non sta completando i compiti assegnati);
- regole di comunicazione
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Formalizzare i ruoli del team:
"La responsabilità di tutti non è responsabilità di nessuno"
Le attività non assegnate potrebbero essere trascurate. Occorre definire chiaramente cosa deve fare ogni membro affinchè tutti capiscano chiaramente il proprio compito
Dopo averne discusso durante una riunione, rendi disponibili per iscritto le decisioni prese, per ulteriori consultazioni (come verbali delle riunioni).
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Condurre grandi riunioni Online
Passaggio 1: Definire lo scopo della riunione e scegliere la tecnologia/software
- Vuoi fare una presentazione?
- Creatività e idee (scegli un software che ti permetta di utilizzare una lavagna);
Decisione presa?
Passaggio 2: Controllo tecnico
- se si utilizza un dispositivo o un software per la prima volta, esercitarsi ad usarlo prima della riunione effettiva
- verificare almeno 15 minuti prima della riunione che tutto funzioni correttamente
Passaggio 3: Distribuire inviti e credenziali di accesso
Indicare chiaramente la data e l'ora della riunione.
Passaggio 4: Distribuire l'agenda della riunione tramite posta elettronica
Puoi includere nel messaggio anche un breve avviso sull'etichetta delle chiamate.
Ogni punto dell'agenda deve essere esplicito per rendere chiaro ciò che si dovrà preparare per la riunione.
Includere anche il materiale che va consultato prima della riunione, se necessario.
Passaggio 5: Presentarsi presto e incoraggiare tutti a fare lo stesso per risolvere qualsiasi possibile problema tecnico e iniziare all'ora stabilita.
Passaggio 6: Guidare la riunione
- Controllare di chi è entrato e chi manca
- Fornire un riepilogo delle regole di base
- Presentare brevemente l'ordine del giorno e gli obiettivi dell'incontro
- Dare a tutti l'opportunità di contribuire
Passaggio 7: Concludere la riunione
- Chiudere la riunione all'ora stabilita, se non prima
- Fornire un breve riassunto della discussione e fare un piano d'azione
- Inviare a tutti le note e il piano d'azione della riunione
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Tecnologia per Team Virtuali
Oltre alle videoconferenze, potrebbe essere necessario utilizzare altri strumenti di collaborazione online, come un software di gestione dei progetti.
Per le riunioni virtuali sarà necessario:
- Una connessione Internet stabile
- Un software di conferenza online (tra i più comunemente utilizzati: Zoom, GoToMeeting, Skype, Webex)
- Audio (cuffie o audio del computer)
- Video (webcam)
- Se possibile, fornire hardware di alta qualità (una buona webcam, microfono e cuffie) a tutti i membri del team.
Se il team è misto (più persone in loco e solo pochi lavoratori remoti) e si tengono riunioni frequentemente, è possibile configurare una sala
videoconferenza con apparecchiature specifiche.
In caso di lavoro da casa, discutere la questione dello sfondo.
Uno sfondo disordinato può essere motivo di disturbo.
Se non vuoi indossare le cuffie, i microfoni lavalier funzionano meglio in quanto ti consentono di muoverti senza mutare la qualità del suono.
Indossa un outfit adatto al lavoro, anche se lavori da casa.
Se possibile, utilizza sempre la versione pro / premium del software o un abbonamento copra le tue esigenze (le versioni gratuite hanno spesso
funzionalità limitate).
Sii coerente.
Scegli il software che meglio si adatta alle esigenze del tuo team.
Oltre a quelli relativi alle riunioni virtuali, esistono altri strumenti che è possibile utilizzare per aumentare la produttività dei team virtuali.
Questi potrebbero essere:
- software di collaborazione
- software per il monitoraggio degli obiettivi e la segnalazione dello stato
- software per la gestione dei progetti
- gestione dei documenti
- comunicazione
Tuttavia, anche in questo caso Less is more e la coerenza è fondamentale.
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Questioni di comunicazione interculturale
Background
In un team virtuale è probabile che si affrontino situazioni impreviste, conflitti o blocchi derivati dal background culturale dei membri.
La comunicazione interculturale richiede una particolare sensibilità da parte del leader, insieme a comprensione e tolleranza da parte di tutti i membri del team.
Un buon punto di partenza per sottolineare in che modo ciò potrebbe influire sull'attività del tuo team virtuale sono le dimensioni culturali definite da Geert Hofstede.
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Dimensioni culturali
Secondo questa teoria, ci sono 6 dimensioni che definiscono una cultura. Questi possono essere facilmente riflessi nel modo in cui le persone lavorano e comunicano. Quelle dimesioni sono:
Indice di distanza di potenza
Collettivismo contro individualismo
Indice di elusione dell'incertezza
Femminilità contro mascolinità
Orientamento a breve e lungo termine
Moderazione contro indulgenza
Uno strumento interessante che consente il confronto delle sei dimensioni in vari paesi, progettato da Hofstede Insights è questo.
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Prevenire i problemi di comunicazione interculturale
Tener conto di questi problemi quando vengono stabilite le regole di base per il tuo team virtuale, può essere di grande aiuto.
Tuttavia, fare troppo uso della teoria può portare ad un eccesso di etichette e stereotipi. Inoltre, le differenze inter-personali possono essere confuse con la differenza culturale, anche se oggi le persone che lavorano in team virtuali sono consapevoli della necessità di tolleranza e rispetto verso gli altri.
Pertanto, forse è meglio lasciare che le persone spieghino cosa va bene per loro e cosa no.
È possibile eseguire questa attività non appena il team è impostato oppure fissare una riunione faccia a faccia.
Si potrebbe iniziare chiedendo a tutti di fornire informazioni riguardanti:
- orario di lavoro
- vacanze (nazionali/religiose)
- tolleranza
- valori legati al lavoro che più apprezzano
In caso contrario:
- etichette e stereotipi/osservazioni che creano più disagio, per fare in modo che non vengano mai utilizzati
Questa dovrebbe essere una condivisione volontaria al 100%
- stile di comunicazione preferito (più formale o più rilassato)
- punto di vista
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Risoluzione dei conflitti in ambiente virtuale
Non tutti i conflitti sono un male
Non importa quanto bene si impostano le regole e si pianificano le riunioni, si avranno comunque conflitti nel team.
Tuttavia, non è sempre una cosa negativa avere conflitti, infatti possono portare a una migliore risoluzione dei problemi.
• I conflitti con esiti positivi sono quelli intorno alla sostanza (come dovremmo farlo?)
• I conflitti con esiti negativi sono quelli intorno alla personalità: non conducono a una soluzione ('tu sempre...', 'non hai mai').
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Principali cause di conflitti
Dato che nell’ambiente virtuale, la comunicazione non verbale viene ridotta drasticamente è possibile che le persone non riescano a formare una connessione e/o creare relazioni.
Diversi stili di comunicazione, non essere madrelingua della lingua utilizzata all'interno del team, la mancanza di chiarezza, possono portare a conflitti.
Le informazioni scritte possono sembrare più fredde e impersonali. Un'interpretazione errata delle regole, una cattiva qualità del suono, altre questioni tecniche possono creare ancora più frustrazione, che porta a conflitti.
Tuttavia, tu come leader di un team virtuale, devi essere in grado di facilitare e risolvere tali problemi.
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Gestione nella comprensione del conflitto
Collaborare - se tutte le parti sono orientate alla soluzione , tutte vincono
Trovare un compromesso - tutte le parti vincono e danno un contributo
Evitare - il conflitto viene evitato, soppresso, non vengono prese misure per risolverlo
Competizione - vincere/perdere
Accomodare - una parte rinuncia all'altra
I primi 2 stili sono i più produttivi in quanto sono orientati alla soluzione, mentre evitare è la più pericolosa, in quanto il problema non viene mai portato alla luce e quindi mai risolto.
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Passi per risolvere i conflitti
Passo 1. Separare il problema dalla personalità 'Sembra che il problema di cui stiamo parlando sia...'.
Passo 2. Chiarire i punti di accordo 'siamo entrambi/tutti d'accordo che...'
Passo 3. Chiarire i punti su cui non si è d'accordo e le ragioni 'La differenza nei nostri punti di vista è.'.
Passo 4. Mostrare empatia e ascoltare tutti i lati 'capiamo che ti senti...'
Passo 5. Discutere pro/contro, brainstorming sulle alternative
Passo 6. Chiedere al gruppo come vedono che le soluzioni possono essere combinate
Passo 7. Se il consenso non viene raggiunto nella fase precedente, chiedere al gruppo di votare a favore della soluzione migliore
Passo 8. Portare una terza parteneutrale che può trovare una soluzione
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Esercitarsi sulla risoluzione dei conflitti
Dedica tempo alle attività di team building oltre il normale orario di lavoro, così il team sarà preparato e saprà agire alla comparsa di una situazione imprevista.
Discutere la gestione dei conflitti per prevenirne di distruttivi.
Organizza sessioni di esercitazione per risolvere conflitti "virtuali" (immaginare una situazione e come la risolverebbero).
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E-negotiation
Background
La e-negotiation, o negoziazione elettronica, può essere definita come "il processo di condurre negoziati tra partner commerciali con mezzi elettronici".
Questo può riferirsi alla negoziazione via telefono, e-mail, messaggistica istantanea, videoconferenza, ma anche alla negoziazione e al processo decisionale automatizzati basati sull'intelligenza artificiale (bot)
La necessità di negoziare da remoto, "senza un tavolo", è aumentata in modo significativo durante la crisi Covid19.
La negoziazione elettronica non è né migliore né peggiore, ma solo diversa dai tradizionali negoziati faccia a faccia.
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I Pro
Il distanziamento psicologico, può essere utile per la creatività e la risoluzione dei problemi perché fornisce tempo per la riflessione, specialmente nel caso di comunicazioni asincrone (posta elettronica).
Le persone che solitamente si sentono più scomode in contesti sociali, possono sentirsi potenziate e condividere di più in quelle virtuali.
La negoziazione elettronica è efficace in termini di costi e di tempo, soprattutto per i negoziatori a lunga distanza.
Riducendo i costi di viaggio, le parti possono permettersi più sessioni, più chiarimenti e più partecipanti.
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I contro
Durante la negoziazione elettronica è più difficile costruire un rapporto, soprattutto se le persone non si sono mai incontrate faccia a faccia prima.
La comunicazione non verbale è meno efficace e alcune ricerche mostrano che un'alta percentuale di e-mail viene male interpretata.
Se non affrontati correttamente, le questioni tecniche possono essere frustranti e portare a risultati negoziali non soddisfacenti.
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Qual è il miglior mezzo da utilizzare per la negoziazione elettronica?
La scelta dello strumento dipende dal tuo stile di negoziazione (cooperativo o competitivo), dal tipo di informazioni da condividere, dalla fase della negoziazione, dal numero e dal profilo dei partecipanti.
Per una maggiore vicinanza psicologica, la videoconferenza è preferibile.
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Suggerimenti pratici per la negoziazione elttronica
A seconda dello scopo della negoziazione, il processo può svolgersi in più fasi. Puoi passare da un mezzo all'altro per promuovere il distanziamento o la vicinanza psicologica.
Puoi scegliere la comunicazione scritta nella fase di pre-negoziazione, organizzare una videochiamata per la fase di condivisione delle informazioni e proporre la fase per poi effettuare una chiamata.
Pianifica sempre a fondo le tue sessioni di negoziazione. Fai in modo di avere degli appunti per le tue telefonate e un'agenda per le videoconferenze. Controlla sempre gli allegati e la forma delle e-mail.
Affronta i problemi tecnici: familiarizza precedentemente con la tecnologia che vuoi utilizzare ed esegui un controllo tecnico.
Imposta l'atmosfera della negoziazione su una videochiamata mostrando uno sfondo specifico (più o meno formale), medesimo discorso vale per l’abbigliamento.
Rispondi alla chiamata solo quando sei pronto.
Non chiamare mai nessuno senza avvisarlo e senza chiedere, e non iniziare a proporre senza chiedere se è il momento, non importa quanto siano grandi i termini che proponi.
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Bibliography
Dulebohn, James and Hoch, Julia E., Virtual teams in organizations, Human Resource Management Review (2017);
https://www.researchgate.net/publication/312355972_Virtual_teams_in_organizations
Miller, Lawrence, Leading Virtual Teams, Institute for Leadership Excellence, 2019;
Â
Cultural Dimensions – Hofstede Insights:
https://www.hofstede-insights.com/product/compare-countries/
Â
Thakore, Digvijaysinh, Conflict and Conflict Management, Journal of Business and Management, 2013;
http://iosrjournals.org/iosr-jbm/papers/Vol8-issue6/B0860716.pdf
Â
Crichton, Michael, Negotiating without a table, The Gap Partnership, 2019
https://www.thegappartnership.com/media/55xjs4k1/negotiating-without-a-table.pdf
Training Fiche PPT:
COU_7_IT _ ITA MLG_IDEA_DigitalCommunications_final.odp
This project has been funded with support from the European Commission. This web site and its contents reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
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Title
Comunicazione online per l’imprenditoria digitale
Keywords
Team virtuale, lavoro da remoto, ruoli del team, riunioni online, controllo tecnico, agenda delle riunioni, tecnologia delle riunioni virtuali
Author
Malgrande Solutions
Languages
Italian
Description
1. Nome del modulo: Comunicazione digitale. Comunicazione online per l’imprenditoria digitale 1.1 Nome dell’unità: Gestione dei Team Virtuali 1.1.1 Sezione: Definizione del tuo team 1.1.2 Sezione: Posizione fisica del membri del team 1.1.3 Sezione: Cosa dice la ricerca riguardo ai problem più comuni dei team virtuali 1.1.4 Sezione: Cosa dice la ricerca riguardo i fattori di successo che influenzano i team virtuali 1.1.5 Sezione: Stabilire le ‘regole di base’ 1.1.6 Sezione: Formalizzare i ruoli del team 1.1.7 Sezione: Condurre grandi riunioni online 1.1.8 Sezione: Tecnologia per team virtuali 1.2 Nome dell’unità: Questioni di comunicazione interculturale 1.2.1 Sezione: Background 1.2.2 Sezione: Dimensioni culturali 1.2.3 Sezione: Prevenire i problemi di comunicazione interculturale 1.3 Nome dell’unità: Risoluzione dei conflitti in ambiente virtuale 1.3.1 Sezione: Non tutti i conflitti sono un male 1.3.2 Sezione: Principali cause di conflitti 1.3.3 Sezione: Gestione nella comprensione del conflitto 1.3.4 Sezione: Passi verso la risoluzione dei conflitti 1.3.5 Sezione: Esercitarsi sulla risoluzione dei conflitti 1.4 Nome dell’unità: E-negotiation 1.4.1 Sezione: Background 1.4.2 Sezione: I pro 1.4.3 Sezione: I contro 1.4.4 Sezione: Suggerimenti pratici per la negoziazione elettronica 1.1.5 Section: Setting the ‘ground rules’ 1.1.6 Section: Formalizing team roles 1.1.7 Section: Leading Great Online Meetings 1.1.8 Section: Technology for virtual teams 1.2 Unit name: Cross-cultural Communication Issues 1.2.1 Section: Background 1.2.2 Section: Cultural Dimensions 1.2.3 Section: Preventing cross-cultural communication problems 1.3 Unit name: Conflict Resolution in Virtual Environment 1.3.1 Section: Not all conflicts are bad 1.3.2 Section: Main causes of conflicts 1.3.3 Section: Understanding conflict management styles 1.3.4 Section: Steps to solving conflicts 1.3.5 Section: Practicing conflict resolution 1.4 Unit name: E-negotiating 1.4.1 Section: Background 1.4.2 Section: The pros of e-negotiation 1.4.3 Section: The cons of e-negotiation 1.4.4 Section: Practical tips for e-negotiation
Contents
Comunicazione online per l'imprenditorialità digitale
Comunicazione online per l'imprenditorialità digitale
Obiettivi/Finalità
Al termine di questo corso, sarai in grado di:
- Condurre riunioni virtuali coinvolgenti con team diversi
- Comunicare in modo chiaro e aperto
- Promuovere la fiducia, la responsabilità e un processo decisionale efficace
- Sviluppare agende efficaci e altri strumenti per migliorare la qualità delle riunioni online
- Affrontare i conflitti e questioni di comunicazione interculturale
- Condurre con successo negoziati con mezzi elettronici
Gestione dei Team Virtuali
Al giorno d'oggi, la distanza fisica conta meno che mai. Ogni azienda può riunire persone di talento provenienti da tutti gli angoli del mondo, formando team virtuali. Tuttavia, ci sono aspetti che dovrai prendere in considerazione se vuoi che il tuo team abbia successo.
Definizione del tuo team
Le medesime persone lavorano sempre insieme o la struttura del team oscilla, a seconda dell'attività/progetto?
Posizione fisica dei membri del team
La posizione fisica dei tuoi membri potrebbe influire sul modo in cui il team lavora insieme a causa delle differenze del fuso orario, culturali ecc.
Quando si impostano riunioni bisogna pensare a ciò che è meglio per tutti.
I membri del tuo team possono essere:
Per l'ultimo caso, ruota i tempi, per evitare che una parte del tuo team sia costantemente in svantaggio.
Suggerimento: quando possibile, usa la differenza di fuso orario a tuo vantaggio per ottenere una produttività 24 ore su 24, 7 giorni su 7 (ad esempio, quando una parte del team appartenente allo stesso fuso orario può lavorare indipendentemente dalle altre).
Cosa dice la ricerca riguardo ai problemi più comuni dei team virtuali
Secondo l'Institute for Leadership Excellence - discutendo i risultati della ricerca pubblicati da Harvard Business Review - i principali problemi che dovresti prima affrontare per garantire attività online efficaci sono:
Cosa dice la ricerca riguardo I fattori di successo che influenzano i team virtuali
Secondo uno studio pubblicato da Forbes (2015) questi sono:
-costruire FIDUCIA (incontrandosi prima faccia a faccia)
-garantire CHIAREZZA (essendo più diretti del solito)
-avere una VISIONE (il tuo approccio si adatta alla visione generale del team)
Inoltre, il team leader virtuale dovrebbe:
- Formalizzare i ruoli del team
- Creare un insieme chiaro di regole sui processi decisionali
- Creare un processo chiaramente definito per garantire che tutti diano i risultati attesi
- Promuovere una comunicazione chiara e aperta, adeguata alle caratteristiche dei team
Stabilire le 'regole di base':
Decidere insieme e rendere accesibile a tutti, quanto segue:
- orari della giornata lavorativa
- tempistiche di risposta alle e-mail
- durata riunioni online
- durata dele pause
- tono di comunicazione preferito ( formale o rilassato)
- aspetti culturali (festività nazionali/religiose)
- processo decisionale
- monitoraggio e creazione di report delle attività
- responsabilità (ad esempio cosa succede se qualcuno non sta completando i compiti assegnati);
- regole di comunicazione
Formalizzare i ruoli del team:
"La responsabilità di tutti non è responsabilità di nessuno"
Le attività non assegnate potrebbero essere trascurate. Occorre definire chiaramente cosa deve fare ogni membro affinchè tutti capiscano chiaramente il proprio compito
Dopo averne discusso durante una riunione, rendi disponibili per iscritto le decisioni prese, per ulteriori consultazioni (come verbali delle riunioni).
Condurre grandi riunioni Online
Passaggio 1: Definire lo scopo della riunione e scegliere la tecnologia/software
- Vuoi fare una presentazione?
- Creatività e idee (scegli un software che ti permetta di utilizzare una lavagna);
Decisione presa?
Passaggio 2: Controllo tecnico
- se si utilizza un dispositivo o un software per la prima volta, esercitarsi ad usarlo prima della riunione effettiva
- verificare almeno 15 minuti prima della riunione che tutto funzioni correttamente
Passaggio 3: Distribuire inviti e credenziali di accesso
Indicare chiaramente la data e l'ora della riunione.
Passaggio 4: Distribuire l'agenda della riunione tramite posta elettronica
Puoi includere nel messaggio anche un breve avviso sull'etichetta delle chiamate.
Ogni punto dell'agenda deve essere esplicito per rendere chiaro ciò che si dovrà preparare per la riunione.
Includere anche il materiale che va consultato prima della riunione, se necessario.
Passaggio 5: Presentarsi presto e incoraggiare tutti a fare lo stesso per risolvere qualsiasi possibile problema tecnico e iniziare all'ora stabilita.
Passaggio 6: Guidare la riunione
- Controllare di chi è entrato e chi manca
- Fornire un riepilogo delle regole di base
- Presentare brevemente l'ordine del giorno e gli obiettivi dell'incontro
- Dare a tutti l'opportunità di contribuire
Passaggio 7: Concludere la riunione
- Chiudere la riunione all'ora stabilita, se non prima
- Fornire un breve riassunto della discussione e fare un piano d'azione
- Inviare a tutti le note e il piano d'azione della riunione
Tecnologia per Team Virtuali
Oltre alle videoconferenze, potrebbe essere necessario utilizzare altri strumenti di collaborazione online, come un software di gestione dei progetti.
Per le riunioni virtuali sarà necessario:
- Una connessione Internet stabile
- Un software di conferenza online (tra i più comunemente utilizzati: Zoom, GoToMeeting, Skype, Webex)
- Audio (cuffie o audio del computer)
- Video (webcam)
- Se possibile, fornire hardware di alta qualità (una buona webcam, microfono e cuffie) a tutti i membri del team.
Se il team è misto (più persone in loco e solo pochi lavoratori remoti) e si tengono riunioni frequentemente, è possibile configurare una sala
videoconferenza con apparecchiature specifiche.
In caso di lavoro da casa, discutere la questione dello sfondo.
Uno sfondo disordinato può essere motivo di disturbo.
Se non vuoi indossare le cuffie, i microfoni lavalier funzionano meglio in quanto ti consentono di muoverti senza mutare la qualità del suono.
Indossa un outfit adatto al lavoro, anche se lavori da casa.
Se possibile, utilizza sempre la versione pro / premium del software o un abbonamento copra le tue esigenze (le versioni gratuite hanno spesso
funzionalità limitate).
Sii coerente.
Scegli il software che meglio si adatta alle esigenze del tuo team.
Oltre a quelli relativi alle riunioni virtuali, esistono altri strumenti che è possibile utilizzare per aumentare la produttività dei team virtuali.
Questi potrebbero essere:
- software di collaborazione
- software per il monitoraggio degli obiettivi e la segnalazione dello stato
- software per la gestione dei progetti
- gestione dei documenti
- comunicazione
Tuttavia, anche in questo caso Less is more e la coerenza è fondamentale.
Questioni di comunicazione interculturale
Background
In un team virtuale è probabile che si affrontino situazioni impreviste, conflitti o blocchi derivati dal background culturale dei membri.
La comunicazione interculturale richiede una particolare sensibilità da parte del leader, insieme a comprensione e tolleranza da parte di tutti i membri del team.
Un buon punto di partenza per sottolineare in che modo ciò potrebbe influire sull'attività del tuo team virtuale sono le dimensioni culturali definite da Geert Hofstede.
Dimensioni culturali
Secondo questa teoria, ci sono 6 dimensioni che definiscono una cultura. Questi possono essere facilmente riflessi nel modo in cui le persone lavorano e comunicano. Quelle dimesioni sono:
Indice di distanza di potenza
Collettivismo contro individualismo
Indice di elusione dell'incertezza
Femminilità contro mascolinità
Orientamento a breve e lungo termine
Moderazione contro indulgenza
Uno strumento interessante che consente il confronto delle sei dimensioni in vari paesi, progettato da Hofstede Insights è questo.
Prevenire i problemi di comunicazione interculturale
Tener conto di questi problemi quando vengono stabilite le regole di base per il tuo team virtuale, può essere di grande aiuto.
Tuttavia, fare troppo uso della teoria può portare ad un eccesso di etichette e stereotipi. Inoltre, le differenze inter-personali possono essere confuse con la differenza culturale, anche se oggi le persone che lavorano in team virtuali sono consapevoli della necessità di tolleranza e rispetto verso gli altri.
Pertanto, forse è meglio lasciare che le persone spieghino cosa va bene per loro e cosa no.
È possibile eseguire questa attività non appena il team è impostato oppure fissare una riunione faccia a faccia.
Si potrebbe iniziare chiedendo a tutti di fornire informazioni riguardanti:
- orario di lavoro
- vacanze (nazionali/religiose)
- tolleranza
- valori legati al lavoro che più apprezzano
In caso contrario:
- etichette e stereotipi/osservazioni che creano più disagio, per fare in modo che non vengano mai utilizzati
Questa dovrebbe essere una condivisione volontaria al 100%
- stile di comunicazione preferito (più formale o più rilassato)
- punto di vista
Risoluzione dei conflitti in ambiente virtuale
Non tutti i conflitti sono un male
Non importa quanto bene si impostano le regole e si pianificano le riunioni, si avranno comunque conflitti nel team.
Tuttavia, non è sempre una cosa negativa avere conflitti, infatti possono portare a una migliore risoluzione dei problemi.
Principali cause di conflitti
Dato che nell’ambiente virtuale, la comunicazione non verbale viene ridotta drasticamente è possibile che le persone non riescano a formare una connessione e/o creare relazioni.
Diversi stili di comunicazione, non essere madrelingua della lingua utilizzata all'interno del team, la mancanza di chiarezza, possono portare a conflitti.
Le informazioni scritte possono sembrare più fredde e impersonali. Un'interpretazione errata delle regole, una cattiva qualità del suono, altre questioni tecniche possono creare ancora più frustrazione, che porta a conflitti.
Tuttavia, tu come leader di un team virtuale, devi essere in grado di facilitare e risolvere tali problemi.
Gestione nella comprensione del conflitto
Collaborare - se tutte le parti sono orientate alla soluzione , tutte vincono
Trovare un compromesso - tutte le parti vincono e danno un contributo
Evitare - il conflitto viene evitato, soppresso, non vengono prese misure per risolverlo
Competizione - vincere/perdere
Accomodare - una parte rinuncia all'altra
I primi 2 stili sono i più produttivi in quanto sono orientati alla soluzione, mentre evitare è la più pericolosa, in quanto il problema non viene mai portato alla luce e quindi mai risolto.
Passi per risolvere i conflitti
Passo 1. Separare il problema dalla personalità 'Sembra che il problema di cui stiamo parlando sia...'.
Passo 2. Chiarire i punti di accordo 'siamo entrambi/tutti d'accordo che...'
Passo 3. Chiarire i punti su cui non si è d'accordo e le ragioni 'La differenza nei nostri punti di vista è.'.
Passo 4. Mostrare empatia e ascoltare tutti i lati 'capiamo che ti senti...'
Passo 5. Discutere pro/contro, brainstorming sulle alternative
Passo 6. Chiedere al gruppo come vedono che le soluzioni possono essere combinate
Passo 7. Se il consenso non viene raggiunto nella fase precedente, chiedere al gruppo di votare a favore della soluzione migliore
Passo 8. Portare una terza parteneutrale che può trovare una soluzione
Esercitarsi sulla risoluzione dei conflitti
Dedica tempo alle attività di team building oltre il normale orario di lavoro, così il team sarà preparato e saprà agire alla comparsa di una situazione imprevista.
Discutere la gestione dei conflitti per prevenirne di distruttivi.
Organizza sessioni di esercitazione per risolvere conflitti "virtuali" (immaginare una situazione e come la risolverebbero).
E-negotiation
Background
La e-negotiation, o negoziazione elettronica, può essere definita come "il processo di condurre negoziati tra partner commerciali con mezzi elettronici".
Questo può riferirsi alla negoziazione via telefono, e-mail, messaggistica istantanea, videoconferenza, ma anche alla negoziazione e al processo decisionale automatizzati basati sull'intelligenza artificiale (bot)
La necessità di negoziare da remoto, "senza un tavolo", è aumentata in modo significativo durante la crisi Covid19.
La negoziazione elettronica non è né migliore né peggiore, ma solo diversa dai tradizionali negoziati faccia a faccia.
I Pro
Il distanziamento psicologico, può essere utile per la creatività e la risoluzione dei problemi perché fornisce tempo per la riflessione, specialmente nel caso di comunicazioni asincrone (posta elettronica).
Le persone che solitamente si sentono più scomode in contesti sociali, possono sentirsi potenziate e condividere di più in quelle virtuali.
La negoziazione elettronica è efficace in termini di costi e di tempo, soprattutto per i negoziatori a lunga distanza.
Riducendo i costi di viaggio, le parti possono permettersi più sessioni, più chiarimenti e più partecipanti.
I contro
Durante la negoziazione elettronica è più difficile costruire un rapporto, soprattutto se le persone non si sono mai incontrate faccia a faccia prima.
La comunicazione non verbale è meno efficace e alcune ricerche mostrano che un'alta percentuale di e-mail viene male interpretata.
Se non affrontati correttamente, le questioni tecniche possono essere frustranti e portare a risultati negoziali non soddisfacenti.
Qual è il miglior mezzo da utilizzare per la negoziazione elettronica?
La scelta dello strumento dipende dal tuo stile di negoziazione (cooperativo o competitivo), dal tipo di informazioni da condividere, dalla fase della negoziazione, dal numero e dal profilo dei partecipanti.
Per una maggiore vicinanza psicologica, la videoconferenza è preferibile.
Suggerimenti pratici per la negoziazione elttronica
A seconda dello scopo della negoziazione, il processo può svolgersi in più fasi. Puoi passare da un mezzo all'altro per promuovere il distanziamento o la vicinanza psicologica.
Puoi scegliere la comunicazione scritta nella fase di pre-negoziazione, organizzare una videochiamata per la fase di condivisione delle informazioni e proporre la fase per poi effettuare una chiamata.
Pianifica sempre a fondo le tue sessioni di negoziazione. Fai in modo di avere degli appunti per le tue telefonate e un'agenda per le videoconferenze. Controlla sempre gli allegati e la forma delle e-mail.
Affronta i problemi tecnici: familiarizza precedentemente con la tecnologia che vuoi utilizzare ed esegui un controllo tecnico.
Imposta l'atmosfera della negoziazione su una videochiamata mostrando uno sfondo specifico (più o meno formale), medesimo discorso vale per l’abbigliamento.
Rispondi alla chiamata solo quando sei pronto.
Non chiamare mai nessuno senza avvisarlo e senza chiedere, e non iniziare a proporre senza chiedere se è il momento, non importa quanto siano grandi i termini che proponi.